Κατάλογος ενεργών πολιτικών
| Όνομα | Τύπος | Συγκατάθεση χρήστη |
|---|---|---|
| Γενική Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων | Πολιτική ιστοτόπου | Όλοι οι χρήστες |
| Πολιτική Χρήσης Cookies | Πολιτική ιστοτόπου | Όλοι οι χρήστες |
| General Personal Data Protection Policy - Privacy Notice | Πολιτική ιστοτόπου | Όλοι οι χρήστες |
Περίληψη
Η παρούσα Γενική Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (εφεξής η «Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων» ή «ΠΠΠΔ») αφορά στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται από το Κοινωφελές Ίδρυμα – ΝΠΙΔ με την επωνυμία «Ίδρυμα Μποδοσάκη» (εφεξής «το Ίδρυμα»).
Πλήρης πολιτική
ΓΕΝΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Η παρούσα Γενική Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (εφεξής η «Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων» ή «ΠΠΠΔ») αφορά στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται από το Κοινωφελές Ίδρυμα – ΝΠΙΔ με την επωνυμία «Ίδρυμα Μποδοσάκη» (εφεξής «το Ίδρυμα»).
Το Ίδρυμα αποδίδει ιδιαίτερη σημασία στην προστασία των προσωπικών δεδομένων. Για τον λόγο αυτό έχει εκπονήσει την παρούσα Γενική Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, προκειμένου να ενημερώσει και μέσω του διαδικτυακού του τόπου σχετικά με τον τρόπο επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται και υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά την άσκηση των πλέον σημαντικών δραστηριοτήτων του Ιδρύματος [σύμφωνα με τα άρθρα 13, 14 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων(«ΓΚΠΔ»)].
2. ΟΡΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
(Σημ.: Οι ορισμοί ακολουθούν το άρθρο 4 του ΓΚΠΔ)
«Προσωπικά Δεδομένα»: κάθε πληροφορία μέσω της οποίας ταυτοποιείται ή μπορεί να ταυτοποιηθεί ένα φυσικό πρόσωπο («Υποκείμενο των δεδομένων»).
«Υπεύθυνος επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Εν προκειμένω, το Ίδρυμα επιτελεί ρόλο Υπευθύνου Επεξεργασίας ή/και από Κοινού Υπευθύνου Επεξεργασίας.
«Εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του Υπευθύνου Επεξεργασίας.
«Υποκείμενο Προσωπικών Δεδομένων»: το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.
«Αποδέκτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται ως αποδέκτες.
3. ΣΥΛΛΟΓΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Τα χαρακτηριστικά των πιο κάτω επεξεργασιών που διενεργούνται στο πλαίσιο λειτουργίας του Ιδρύματος είναι τα ακόλουθα:
|
Α/Α |
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ |
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ |
ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ |
ΣΚΟΠΟΣ |
ΠΗΓΕΣ |
ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ (εκτός Ιδρύματος) |
ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ |
|
1. |
Πρόγραμμα Active Citizens Fund (ACF) - EEA GRANTS Συλλογή και αξιολόγηση αιτήσεων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του προγράμματος |
Α) Πρόσωπα που υποβάλλουν την αίτηση για λογαριασμό του (υποψήφιου προς επιχορήγηση) φορέα Β) (Νόμιμοι) εκπρόσωποι του φορέα Γ) Πρόσωπα που συνδέονται με τον φορέα και πρόκειται να απασχοληθούν στο έργο - μέλη του φορέα, εκπρόσωποι και μέλη των τυχόν εταίρων του φορέα, συνεργάτες του φορέα |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) όνομα χρήστη (για τη δημιουργία λογαριασμού στην πλατφόρμα), δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ε) τηλέφωνο, στ) σχέση του προσώπου με τον υποψήφιο προς χρηματοδότηση φορέα. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζ) τηλέφωνο, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σημείωμα, ια) στοιχεία δημοσίως αναρτημένα στο Γ.Ε.ΜΗ. Ως προς την κατηγορία Γ: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) σχέση με τον υποψήφιο επιχορηγούμενο φορέα - μορφή απασχόλησης, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο έχουν συμπεριλάβει τα ίδια τα υποκείμενα στο βιογραφικό τους σημείωμα ή στην αίτηση, ια) κατά περίπτωση, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ειδικών κατηγοριών και ειδικότερα δεδομένα που αφορούν στην υγεία, στη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, στα πολιτικά φρονήματα, στις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, στη συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις, στη σεξουαλική ζωή ή/και στο γενετήσιο προσανατολισμό. |
Συλλογή των αιτήσεων των υποψηφίων για την υλοποίηση έργων στο πλαίσιο του προγράμματος «ΕΕΑ GRANTS», αξιολόγηση των υποβληθεισών αιτήσεων για τον προσδιορισμό των επιλέξιμων υποψηφίων, αρχική επιλογή, αξιολόγηση ενστάσεων, τελική επιλογή των επιχορηγούμενων φορέων. |
I. Το πρόσωπο που υποβάλλει αίτηση για λογαριασμό του φορέα II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. III. Το Γ.Ε.ΜΗ (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. B) Κοινοπρακτούν Σωματείο «Solidarity now» Γ) Γραφείο Χρηματοδοτικού Μηχανισμού ή/ και άλλες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Ζώνης Ελεύθερων Συναλλαγών για το Πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS. Δ) Εξωτερικοί / ανεξάρτητοι αξιολογητές αιτήσεων Ε) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Στ) Ελεγκτές του Προγράμματος Ζ) Πάροχος εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
3 έτη από την έγκριση από το γραφείο ΧΜ της τελικής έκθεσης του Προγράμματος ACF - EEA GRANTS (30.04.2028), εκτός εάν η περαιτέρω διατήρηση δεδομένων κρίνεται απαραίτητη προς τον σκοπό της θεμελίωσης, άσκησης, υποστήριξης νομικής αξίωσης ή επιβάλλεται από διάταξη νόμου. |
|
2. |
Πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS Σύναψη Σύμβασης και τροποποιήσεών της *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του προγράμματος |
Α) Νόμιμος εκπρόσωπος επιχορηγούμενου φορέα Β) Πρόσωπο επικοινωνίας για θέματα σχετικά με τη σύναψη και εκτέλεση της σύμβασης. |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) ΑΔΤ, ζ) τηλέφωνο επικοινωνίας, η) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θ) διεύθυνση αλληλογραφίας. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) επαγγελματική ιδιότητα – θέση στον φορέα, ε) τηλέφωνο επικοινωνίας, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζ) διεύθυνση αλληλογραφίας. |
Σύναψη σύμβασης μεταξύ του Ιδρύματος και του επιλεγέντος επιχορηγούμενου φορέα. |
I. Πρόσωπο επικοινωνίας για σκοπούς σύναψης και εκτέλεσης σύμβασης II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. B) Κοινοπρακτούν Σωματείο Solidarity now για το πρόγραμμα EEA GRANTS. Γ) Γραφείο Χρηματοδοτικού Μηχανισμού ή/ και άλλες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Ζώνης Ελεύθερων Συναλλαγών για το Πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS. Δ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Ε) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). Στ) Ελεγκτές του Προγράμματος Ζ) Πάροχος εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
3 έτη από την έγκριση από το γραφείο ΧΜ της τελικής έκθεσης του Προγράμματος ACF - EEA GRANTS (30.04.2028), εκτός εάν η περαιτέρω διατήρηση δεδομένων κρίνεται απαραίτητη προς τον σκοπό της θεμελίωσης, άσκησης, υποστήριξης νομικής αξίωσης ή επιβάλλεται από διάταξη νόμου. |
|
3. |
Πρόγραμμα EEA GRANTS Παρακολούθηση και λογοδοσία *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του προγράμματος |
Α) Μέλη των ομάδων έργου Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των επιχορηγούμενων φορέων και των εταίρων τους Γ) Επωφελούμενοι από τις δράσεις των έργων |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ, ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) μορφή απασχόλησης - σχέση με τον επιχορηγούμενο φορέα, η) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην αναλυτική περιοδική δήλωση, θ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται σε υποβαλλόμενα φορολογικά παραστατικά, ι) λοιπά δεδομένα που προκύπτουν από κάθε μορφής εξοδολόγια (π.χ. ταξιδιωτικά εισιτήρια, φορολογικά παραστατικά σχετικά με υπηρεσίες διαμονής, εστίασης, κτλ.), ια) εν γένει, οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων (δεδομένα εικόνας - φωτογραφίες, δεδομένα ήχου - οπτικοακουστικό υλικό). Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β)επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) τηλέφωνο επικοινωνίας, ε)διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στ) ΑΔΤ, ζ) οποιοδήποτε άλλο δεδομένο περιλαμβάνεται -προκύπτει από την υποβαλλόμενη από τον επιχορηγούμενο φορέα βεβαίωση εκπροσώπησης. Ως προς την κατηγορία Γ: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων (δεδομένα εικόνας -φωτογραφίες, δεδομένα ήχου - οπτικοακουστικό υλικό). |
Επαλήθευση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. Λογοδοσία στον δωρητή (Γραφείο Χρηματοδοτικού Μηχανισμού του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, ως εκπροσώπου των δωρητριών χωρών: Νορβηγία, Ισλανδία, Λιχτενστάιν) για το Πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS. |
I. Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα II. Πρόσωπο επικοινωνίας για σκοπούς σύναψης και εκτέλεσης της σύμβασης III. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων IV. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. B) Κοινοπρακτούν Σωματείο ''Solidarity now'' για το πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS Γ) Γραφείο Χρηματοδοτικού Μηχανισμού ή/ και άλλες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Ζώνης Ελεύθερων Συναλλαγών για το Πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS. Δ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Ε) Ελεγκτές του Προγράμματος Στ) Πάροχος εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
3 έτη από την έγκριση από το γραφείο ΧΜ της τελικής έκθεσης του Προγράμματος ACF - EEA GRANTS (30.04.2028), εκτός εάν η περαιτέρω διατήρηση δεδομένων κρίνεται απαραίτητη προς τον σκοπό της θεμελίωσης, άσκησης, υποστήριξης νομικής αξίωσης ή επιβάλλεται από διάταξη νόμου. |
|
4. |
Πρόγραμμα EEA GRANTS Δημοσιότητα *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του προγράμματος |
Α) Μέλη των ομάδων έργου |
Δεδομένα εικόνας και ήχου - οπτικοακουστικό υλικό, οποιοδήποτε δεδομένο προκύπτει/αποκαλύπτεται κατά τη δημιουργία του οπτικοακουστικού υλικού |
Προβολή και δημοσιότητα του έργου |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Συνεργάτης που αναλαμβάνει τη φωτογράφιση - βιντεοσκόπηση/δημιουργία οπτικοακουστικού υλικού (κατά περίπτωση), Β) Κοινοπρακτούν Σωματείο ''Solidarity now'' για το πρόγραμμα ACF - EEA GRANTS Γ) Πάροχος Υπηρεσιών Φιλοξενίας του Ιστοτόπου του Ιδρύματος, Δ) Πάροχοι πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης, όπου το Ίδρυμα διατηρεί λογαριασμούς, Ε) Επισκέπτες των δικτυακών τόπων του Ιδρύματος, Στ) Χρήστες των Πλατφορμών Κοινωνικής Δικτύωσης, όπου διατηρεί λογαριασμό το Ίδρυμα |
Το οπτικοακουστικό υλικό (έργο) διατηρείται για 70 έτη (με την επιφύλαξη άσκησης δικαιώματος από Υποκείμενα που απεικονίζονται/εμφανίζονται στο έργο) |
|
5. |
Υποτροφίες Ιδρύματος Μποδοσάκη Αίτηση υποψηφίων και αξιολόγηση αυτών *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στην εκάστοτε προκήρυξη. |
Α) Υποψήφιοι Β) Καθηγητές Γ) Γονείς των υποψηφίων Δ) Αδέρφια των υποψηφίων |
Ως προς την κατηγορία Α: α) ονοματεπώνυμο, β) τόπος γέννησης, γ) διεύθυνση αλληλογραφίας, δ) σταθερό τηλέφωνο, ε) κινητό τηλέφωνο, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζ) υπηκοότητα - εθνικότητα, η) στάδιο εκπλήρωσης στρατιωτικών υποχρεώσεων θ) απολυτήριο λυκείου, ι) φωτοαντίγραφο Α.Τ., ια) φωτογραφία προσώπου του υποψηφίου, ιβ) πιστοποιητικό αναλυτικής βαθμολογίας όλων των ετών σπουδών, ιγ) πτυχίο ή δίπλωμα, εφόσον ο υποψήφιος είναι πτυχιούχος - διπλωματούχος, ιδ) πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, ιε) πτυχίο ξένης γλώσσας, αποτελέσματα «GMAT – GRE», αν απαιτούνται και από το πρόγραμμα του ενδιαφερόμενου, ιστ) λοιπά δεδομένα που προκύπτουν από την αίτηση ή την αλληλογραφία με τα πανεπιστήμια στα οποία ο ενδιαφερόμενος επιθυμεί να πραγματοποιήσει σπουδές, ιθ) δεδομένα που περιλαμβάνονται στο πιστοποιητικό εγγραφής σε πρόγραμμα σπουδών (σε περίπτωση που ο υποψήφιος έχει ήδη εκκινήσει τις σπουδές), κ) λοιπά δεδομένα που προκύπτουν από συστατικές επιστολές καθηγητών πανεπιστημίου, κα) δεδομένα που προκύπτουν από τη βεβαίωση προϋπηρεσίας (μόνο για υποψηφίους που επιθυμούν τη λήψη διπλώματος MBA), κβ) έγγραφο Ε1, Ε3 και Ε9 και λοιπά εκκαθαριστικά έγγραφα του υποψηφίου, κγ) βεβαίωση κατοχής διδακτορικού διπλώματος, κδ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στη δήλωση του προτεινόμενου ερευνητικού κέντρου. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) τηλέφωνο επικοινωνίας , δ) ιδιότητα καθηγητή, ε) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως προς την κατηγορία Γ: α) ονοματεπώνυμο, β) επάγγελμα, γ) διεύθυνση κατοικίας, δ) τηλέφωνο επικοινωνίας, ε) έγγραφο Ε1, Ε3 και Ε9 και λοιπά εκκαθαριστικά έγγραφα του υποψηφίου και των γονέων του. Ως προς την κατηγορία Δ α) ονοματεπώνυμο, β) ηλικία, γ) πανεπιστημιακό ίδρυμα σπουδών, δ) αν έχει χορηγηθεί υποτροφία. |
Συλλογή των αιτήσεων, αξιολόγηση των υποψηφίων. |
Ως προς την κατηγορία Α: Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων Ως προς τις κατηγορίες Β, Γ και Δ: Ο Υποψήφιος |
A) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Μέλη επιστημονικής επιτροπής. Γ) Χρηματοδότες (φυσικά ή νομικά πρόσωπα) υποτροφιών για σκοπούς λογοδοσίας του Ιδρύματος. Δ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης υποτροφίας. Κατά περίπτωση, με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων. |
|
6. |
Υποτροφίες Ιδρύματος Μποδοσάκη Σύναψη σύμβασης υποτρόφων και τροποποιήσεων της *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στην εκάστοτε προκήρυξη. |
Υπότροφοι |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ) Iban, δ) λοιπά δεδομένα που περιλαμβάνονται σε υπεύθυνη δήλωση. |
Οριστικοποίηση της υποτροφίας με τη σύναψη σύμβασης μεταξύ του Ιδρύματος και του υποτρόφου. |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
A) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος Β) Χρηματοδότες (φυσικά ή νομικά πρόσωπα) υποτροφιών για σκοπούς λογοδοσίας του Ιδρύματος. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης υποτροφίας. Κατά περίπτωση, με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων |
|
7. |
Υποτροφίες Ιδρύματος Μποδοσάκη Παρακολούθηση – Εποπτεία της υποτροφίας *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στην εκάστοτε προκήρυξη. |
Υπότροφοι |
Δεδομένα που αφορούν υποτροφίες μεταπτυχιακού επιπέδου: α) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην έκθεση προόδου, β) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην αναλυτική βαθμολογία, γ) αντίγραφο μεταπτυχιακού τίτλου σπουδών, δ) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στη συνοπτική έκθεση σχετικά με την επιστημονική δραστηριότητα, ε) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα για τα επόμενα χρόνια. Δεδομένα που αφορούν υποτροφίες διδακτορικού επιπέδου: α) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην έκθεση προόδου, β) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στη συστατική επιστολή, γ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στο αντίγραφο διδακτορικού διπλώματος, δ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στο αντίγραφο διδακτορικής διατριβής, ε) δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται από συνοπτική έκθεση σχετικά με το επιστημονικό και επαγγελματικό πρόγραμμα για τα επόμενα χρόνια. Δεδομένα που αφορούν υποτροφίες μεταδιδακτορικού επιπέδου: α) δεδομένα που προκύπτουν από την έκθεση προόδου, β) δεδομένα που προκύπτουν από την τελική έκθεση πεπραγμένων, γ) δεδομένα που προκύπτουν από βεβαίωση του επιβλέποντος καθηγητή, δ) τυχόν έμμισθη θέση βοηθού η άλλου είδους χορηγία ή εισόδημα από οποιαδήποτε πηγή και σε θετική περίπτωση το ύψος και την διάρκεια τους. |
Εκτέλεση της σύμβασης της υποτροφίας και διαβεβαίωση του Ιδρύματος για την τήρηση των συμφωνηθέντων. |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
A) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Χρηματοδότες (φυσικά ή νομικά πρόσωπα) υποτροφιών για σκοπούς λογοδοσίας του Ιδρύματος. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης υποτροφίας. Κατά περίπτωση, με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων |
|
8. |
Υποτροφίες Ιδρύματος Μποδοσάκη Πρόγραμμα Mentoring
|
Υπότροφοι (μέντορες, mentees) |
Για τους mentees: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δ) τόπος διαμονής (χώρα, πόλη), ε) έτος και πανεπιστήμιο υποτροφίας, στ) ιδιότητα και τομέας εξειδίκευσης, ζ) οργανισμός και αντικείμενο απασχόλησης, η) σύνδεσμος προφίλ στο κοινωνικό δίκτυο «Linkedin», θ) οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο συμπεριλάβει το ίδιο το Υποκείμενο στην αίτηση συμμετοχής στο πρόγραμμα, ι) οποιοδήποτε δεδομένο περιλαμβάνεται στα έντυπα αξιολόγησης της διαδικασίας. Για τους μέντορες: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δ) ιδιότητα, ε) οργανισμός και αντικείμενο απασχόλησης, στ) προϋπηρεσία στο mentoring, ζ) οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο συμπεριλάβει το ίδιο το Υποκείμενο στην αίτηση συμμετοχής στο πρόγραμμα, η) οποιοδήποτε δεδομένο περιλαμβάνεται στα έντυπα αξιολόγησης της διαδικασίας |
Eπιλογή μεντόρων και mentees, υλοποίηση και αξιολόγηση προγράμματος Μentoring στο πλαίσιο λειτουργίας της Κοινότητας των Υποτρόφων του Ιδρύματος Μποδοσάκη |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
A) Πάροχος εφαρμογής υποβολής αιτήσεων Β) (Εξωτερικός) συνεργάτης υποστήριξης προγράμματος Μentoring Γ) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου ( |
1 μήνας από την ολοκλήρωση του προγράμματος Μentoring για τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αιτήσεις και 6 μήνες από την ολοκλήρωση του προγράμματος για τα δεδομένα των αξιολογήσεων, εκτός εάν η περαιτέρω διατήρηση δεδομένων κρίνεται απαραίτητη προς τον σκοπό της θεμελίωσης, άσκησης, υποστήριξης νομικής αξίωσης ή επιβάλλεται από διάταξη νόμου. |
|
9. |
Επιστημονικά Βραβεία Ιδρύματος Μποδοσάκη *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στην εκάστοτε προκήρυξη. |
Α) Επιστήμονες που υποβάλλουν αίτηση για απονομή βραβείου Β) Nominators Γ) Referees Δ) Στοιχεία μελών Επιτροπής Επιστημονικών Βραβείων Ε) Στοιχεία μελών Ειδικών Επιτροπών Κρίσεως |
Ως προς την κατηγορία Α: Δεδομένα από τη συμπλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης (φόρμα υποψηφιότητας): α) Ονοματεπώνυμο, β) πατρώνυμο, γ) ημερομηνία γέννησης, δ) Α.Φ.Μ., ε) Α.Δ.Τ., στ) Διεύθυνση κατοικίας, ζ) διεύθυνση εργασίας, η) αριθμός τηλεφώνου, θ)πληροφορίες σχετικά με την ακαδημαϊκή σταδιοδρομία, ι) πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική σταδιοδρομία, ια) λοιπά δεδομένα που περιλαμβάνονται σε βιογραφικό σημείωμα, ιβ) στοιχεία προστατευόμενων μελών που προκύπτουν από ληξιαρχικές πράξεις γέννησης τέκνων ή/και πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης, ιγ) διαπιστευτήρια που καταχωρίζονται στο λογαριασμό κατά την εγγραφή στην ηλεκτρονική πλατφόρμα. Έγγραφα υποστήριξης της υποψηφιότητας: α) πληροφορίες σχετικά με τα επιστημονικά επιτεύγματα, β) στοιχεία σχετικά με τις δημοσιεύσεις, γ) πληροφορίες σχετικά με την προσωπικότητα (όπως αυτά παρέχονται από τους referees), δ) οποιοδήποτε προσωπικό στοιχεία – δεδομένο περιλαμβάνεται στα έγγραφα που θα υποβληθούν από τον «nominator» και στους «referees». Ως προς τις κατηγορίες Β, Γ, Δ και Ε: α)όνομα, β)επώνυμο, γ)επαγγελματική- ακαδημαϊκή θέση, δ) στοιχεία επικοινωνίας. |
Η ανάδειξη των βραβευομένων. Η απονομή των Επιστημονικών Βραβείων του Ιδρύματος Μποδοσάκη σε διακεκριμένες – διακεκριμένους νέες/νέους Ελληνίδες/Έλληνες. |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Οι Ειδικές Επιτροπές Κρίσεως (σε ό,τι αφορά στα πρόσωπα των κατηγοριών Α, Β και Γ). Γ) Επιτροπή Επιστημονικών Βραβείων (σε ό,τι αφορά στα πρόσωπα των κατηγοριών Α, Β και Γ). Δ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την υποβολή αίτησης και απονομή των επιστημονικών βραβείων του Ιδρύματος. Κατά περίπτωση, με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων. |
|
10. |
Αριστεία Ιδρύματος Μποδοσάκη *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), βλ. και ειδική ενημέρωση στην εκάστοτε προκήρυξη. |
Α) Προτείνοντες (Nominators) Β) Προτεινόμενοι/ες Επιστήμονες προς βράβευση Γ) Μέλη Επιτροπής Αριστείων Δ) Μέλη Ειδικών Επιτροπών Κρίσεως Ε) Ανεξάρτητοι αξιολογητές (referees) |
Ως προς την κατηγορία A: α)όνομα, β)επώνυμο, γ)επαγγελματική- ακαδημαϊκή θέση, δ) στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, email, διεύθυνση), ε) κωδικοί για τη δημιουργία προφιλ στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του Ιδρύματος για την υποβολή της αίτησης Ως προς την κατηγορία Β: Δεδομένα από τη συμπλήρωση της ηλεκτρονικής αίτησης (φόρμα υποψηφιότητας): α) Ονοματεπώνυμο, β) πατρώνυμο, γ) επαγγελματική / ακαδημαϊκή θέση, δ) αριθμός τηλεφώνου, ε) -e-mail, στ) Υπηκοότητα – Εθνικότητα. Κατά περίπτωση, στο nomination letter που συντάσσει ο/η nominator: α) πληροφορίες σχετικά με τα επιστημονικά επιτεύγματα, β) στοιχεία σχετικά με τις δημοσιεύσεις, γ) πληροφορίες σχετικά με την προσωπικότητα (όπως αυτά παρέχονται από τους nominators), δ) οποιοδήποτε άλλο λοιπό προσωπικό στοιχείο – δεδομένο περιλαμβάνεται στο nomination letter που θα υποβληθούν από τον/την «nominator». Ως προς τις κατηγορίες Γ, Δ και Ε: α)όνομα, β)επώνυμο, γ)επαγγελματική- ακαδημαϊκή θέση, δ) στοιχεία επικοινωνίας. |
Η ανάδειξη των βραβευομένων. Η απονομή των Αριστείων του Ιδρύματος Μποδοσάκη σε διακεκριμένες – διακεκριμένους Ελληνίδες/Έλληνες επιστήμονες. |
Ο/Η προτείνων/ουσα (Nominator) που προτείνει τον/την υποψήφιο/α προς βράβευση. |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Οι Ειδικές Επιτροπές Κρίσεως (σε ό,τι αφορά στα πρόσωπα των κατηγοριών Α και Β). Γ) Η Επιτροπή Αριστείων (σε ό,τι αφορά στα πρόσωπα των κατηγοριών Α και Β). Δ) Ανεξάρτητοι αξιολογητές – referees (σε ό,τι αφορά στα πρόσωπα των κατηγοριών Α και Β) E) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την υποβολή αίτησης και απονομή των Αριστείων του Ιδρύματος. Κατά περίπτωση, με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων |
|
11. |
Θεσμικές και Μεμονωμένες Δωρεές Ιδρύματος Μποδοσάκη Ανοιχτό πρόγραμμα δωρεών, Πρόγραμμα Στοχευμένων - Θεματικών Χορηγιών, και άλλα συναφή προγράμματα θεσμικού χαρακτήρα. Συλλογή και αξιολόγηση αιτήσεων |
A) Πρόσωπο που υποβάλλει την αίτηση για λογαριασμό του φορέα Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των αντισυμβαλλόμενων φορέων και των εταίρων τους Γ) Επωφελούμενοι |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) όνομα χρήστη (για την δημιουργία λογαριασμού στην πλατφόρμα), δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ε) τηλέφωνο, στ) σχέση του προσώπου με τον φορέα που αιτείται τη σύναψη της συμβάσεως δωρεάς. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) διεύθυνση αλληλογραφίας, ζ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας Ως προς την κατηγορία Γ: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στην αίτηση δωρεάς και (κατά περίπτωση) στο βιογραφικό τους. |
Η συλλογή αιτήσεων και η αξιολόγηση αυτών. |
I. Το πρόσωπο που υποβάλλει αίτηση για λογαριασμό του φορέα II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. III. Το Γ.Ε.ΜΗ (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτουοικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Γ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης χορηγίας – δωρεάς. |
|
12. |
Θεσμικές και Μεμονωμένες Δωρεές Ιδρύματος Μποδοσάκη Ανοιχτό πρόγραμμα δωρεών, Πρόγραμμα Στοχευμένων/Θεματικών Χορηγιών ή και άλλα συναφή προγράμματα θεσμικού χαρακτήρα. Σύναψη και παρακολούθηση εκτέλεσης συμβάσεων και τροποποιήσεως τους |
A) Νόμιμοι εκπρόσωποι των αντισυμβαλλόμενων φορέων και των εταίρων τους B) Επωφελούμενοι |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) μορφή απασχόλησης, η) διεύθυνση κατοικίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας. Ως προς την κατηγορία Β: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων, περιλαμβανομένων δεδομένων εικόνας-φωτογραφιών, δεδομένων ήχου-οπτικοακουστικού υλικού. |
Η σύναψη σύμβασης χορηγίας - δωρεάς με τους επιλεγέντες μη κερδοσκοπικούς φορείς για την επιχορήγηση των επιλέξιμων δαπανών και η παρακολούθηση της εκτέλεσης των συναφθεισών συμβάσεων – εκπλήρωση των υποχρεώσεων των δωρεοδόχων. |
I. Νόμιμος Εκπρόσωπος του φορέα που υποβάλλει αίτηση στο πλαίσιο των Προγραμμάτων. II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Γ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). Δ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης χορηγίας – δωρεάς. |
|
13. |
Δωρεές σε συνεργασία με τρίτους – αρχικούς δωρητές από Χώρες ΕΕ/ΕΟΧ (κατά περίπτωση «δωρεές ειδικού σκοπού») Συλλογή και αξιολόγηση αιτήσεων |
A) Πρόσωπο που υποβάλλει την αίτηση για λογαριασμό του φορέα Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των αντισυμβαλλόμενων φορέων και των εταίρων τους Γ) Επωφελούμενοι |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) όνομα χρήστη (για την δημιουργία λογαριασμού στην πλατφόρμα), δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ε) τηλέφωνο, στ) σχέση του προσώπου με τον φορέα που αιτείται τη σύναψη της συμβάσεως δωρεάς. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) διεύθυνση αλληλογραφίας, ζ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας Ως προς την κατηγορία Γ: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στην αίτηση δωρεάς και (κατά περίπτωση) στο βιογραφικό τους. |
Η συλλογή αιτήσεων και η αξιολόγηση αυτών |
I. Το πρόσωπο που υποβάλλει αίτηση για λογαριασμό του φορέα II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. III. Το Γ.Ε.ΜΗ (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Αρχικοί δωρητές (κατά περίπτωση ιδρύματα, εταιρείες, κλπ.) Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης χορηγίας – δωρεάς. |
|
14. |
Δωρεές σε συνεργασία με τρίτους – αρχικούς δωρητές από Χώρες ΕΕ/ΕΟΧ (κατά περίπτωση «δωρεές ειδικού σκοπού») Σύναψη και παρακολούθηση εκτέλεσης συμβάσεων και τροποποιήσεων τους |
A) Νόμιμοι εκπρόσωποι των αντισυμβαλλόμενων φορέων και των εταίρων τους B) Επωφελούμενοι |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) μορφή απασχόλησης, η) διεύθυνση κατοικίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας. Ως προς την κατηγορία Β: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων, περιλαμβανομένων δεδομένων εικόνας-φωτογραφιών, δεδομένων ήχου-οπτικοακουστικού υλικού. |
Η σύναψη σύμβασης χορηγίας - δωρεάς με τους επιλεγέντες μη κερδοσκοπικούς φορείς για την επιχορήγηση των επιλέξιμων δαπανών ή με ωφελούμενους φυσικά πρόσωπα. Η παρακολούθηση της εκτέλεσης της συναφθείσας σύμβασης και η λογοδοσία προς τους αρχικούς δωρητές. |
I. Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα που υποβάλλει αίτηση στο πλαίσιο των Προγραμμάτων II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Αρχικοί δωρητές (κατά περίπτωση ιδρύματα, εταιρείες, κλπ.) Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). Ε) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από την υποβολή της αίτησης και τη σύναψη σύμβασης χορηγίας – δωρεάς. |
|
15. |
Πρόγραμμα «ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΗΡΙΞΗΣ» Επιλογή επιχορηγούμενων οργανώσεων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/ |
Α) Πρόσωπα που υποβάλλουν την αίτηση για λογαριασμό του (υποψήφιου προς επιχορήγηση) φορέα. Β) (Νόμιμοι) εκπρόσωποι του φορέα Γ) Πρόσωπα που συνδέονται με τον φορέα και πρόκειται να απασχοληθούν στο έργο-μέλη του φορέα, εκπρόσωποι και μέλη των τυχόν εταίρων του φορέα, συνεργάτες του φορέα |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) όνομα χρήστη (για την δημιουργία λογαριασμού στην πλατφόρμα), δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ε) τηλέφωνο, στ) σχέση του προσώπου με τον υποψήφιο προς χρηματοδότηση φορέα. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζ) τηλέφωνο, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σημείωμα, ια) στοιχεία δημοσίως αναρτημένα στο Γ.Ε.ΜΗ. Ως προς την κατηγορία Γ: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) σχέση με τον υποψήφιο επιχορηγούμενο φορέα- μορφή απασχόλησης, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο έχουν συμπεριλάβει τα ίδια τα υποκείμενα στο βιογραφικό τους σημείωμα ή στην αίτηση. |
Η συλλογή και αξιολόγηση αιτήσεων και, εν συνεχεία, η ανακοίνωση των αποτελεσμάτων |
I. Τα ίδια τα Υποκείμενα των δεδομένων, II. Τα πρόσωπα επικοινωνίας που ορίζονται από τις υποψήφιες προς επιχορήγηση-επιχορηγούμενες οργανώσεις. III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Γ) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από την ολοκλήρωση του εκάστοτε κύκλου του προγράμματος. |
|
16. |
Πρόγραμμα «ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΗΡΙΞΗΣ» Σύναψη συμβάσεων με τις τελικώς επιχορηγούμενες οργανώσεις και τροποποιήσεων τους *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/ |
Α) Πρόσωπα επικοινωνίας (εφόσον ως πρόσωπα επικοινωνίας δεν λειτουργούν οι ίδιοι οι νόμιμοι εκπρόσωποι των επιχορηγούμενων οργανώσεων) Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι επιχορηγούμενων οργανώσεων |
Ως προς την κατηγορία Α: α) στοιχεία επικοινωνίας. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) ΑΔΤ/αριθμός διαβατηρίου, ε) στοιχεία επικοινωνίας, στ) οποιοδήποτε άλλο δεδομένο περιλαμβάνεται-προκύπτει από την υποβαλλόμενη από την επιχορηγούμενη οργάνωση βεβαίωση εκπροσώπησης, ζ) στοιχεία δημοσίως αναρτημένα στο Γ.Ε.ΜΗ. |
H σύναψη των συμβάσεων και η εφάπαξ καταβολή ποσών για την υλοποίηση των δράσεων. |
I. Τα ίδια τα Υποκείμενα των δεδομένων II. Τα πρόσωπα επικοινωνίας που ορίζονται από τις υποψήφιες προς επιχορήγηση-επιχορηγούμενες οργανώσεις III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων. Β) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Γ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). |
20 έτη από την ολοκλήρωση του εκάστοτε κύκλου του προγράμματος. |
|
17. |
Πρόγραμμα «ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΗΡΙΞΗΣ» Παρακολούθηση, αξιολόγηση έργου και σύνταξη αναφορών *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/ |
Α) Μέλη των ομάδων έργου Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των επιχορηγούμενων οργανώσεων και των (τυχόν) συνεργατών τους Γ) Επωφελούμενοι από τις δράσεις των έργων |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ, ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) μορφή απασχόλησης - σχέση με τον επιχορηγούμενο φορέα, η) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην αναλυτική περιοδική δήλωση, θ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται σε υποβαλλόμενα φορολογικά παραστατικά, η) λοιπά δεδομένα που προκύπτουν από κάθε μορφής εξοδολόγια (π.χ. ταξιδιωτικά εισιτήρια, φορολογικά παραστατικά σχετικά με υπηρεσίες διαμονής, εστίασης, κτλ.), ι) εν γένει, οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων (δεδομένα εικόνας - φωτογραφίες, δεδομένα ήχου - οπτικοακουστικό υλικό). Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β)επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) τηλέφωνο επικοινωνίας, ε) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στ) ΑΔΤ, ζ) οποιοδήποτε άλλο δεδομένο περιλαμβάνεται - προκύπτει από την υποβαλλόμενη από τον επιχορηγούμενο φορέα βεβαίωση εκπροσώπησης. Ως προς την κατηγορία Γ: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο δράσεων (περιλαμβανομένων δεδομένων εικόνας -φωτογραφιών, δεδομένων ήχου – οπτικοακουστικού υλικού). |
Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση των υλοποιούμενων έργων, η σύνταξη αναφορών |
I. Τα ίδια τα Υποκείμενα των δεδομένων II. Τα πρόσωπα επικοινωνίας που ορίζονται από τις επιχορηγούμενες οργανώσεις III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
A) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων Β) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Γ) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Δ) Πάροχος υπηρεσιών φιλοξενίας ιστοτόπου Social Dynamo |
20 έτη από την ολοκλήρωση του εκάστοτε κύκλου του προγράμματος. |
|
18. |
Πρόγραμμα «ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΗΡΙΞΗΣ» Επικοινωνία/ανάδειξη των υλοποιούμενων έργων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/ |
Α) Μέλη των ομάδων έργου Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των επιχορηγούμενων οργανώσεων και των (τυχόν) συνεργατών τους Γ) Επωφελούμενοι από τις δράσεις των έργων |
Δεδομένα εικόνας και ήχου - οπτικοακουστικό υλικό, οποιοδήποτε δεδομένο προκύπτει/αποκαλύπτεται κατά τη δημιουργία του οπτικοακουστικού υλικού |
Προβολή-ανάδειξη των υλοποιούμενων δράσεων/έργων |
Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Συνεργάτης που αναλαμβάνει τη φωτογράφιση - βιντεοσκόπηση/δημιουργία οπτικοακουστικού υλικού Β) Πάροχος υπηρεσιών φιλοξενίας ιστοτόπου Social Dynamo και Ιδρύματος Γ) Πάροχοι πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης, όπου το Ίδρυμα διατηρεί λογαριασμούς Δ) Επισκέπτες των δικτυακών τόπων του Ιδρύματος Ε) Χρήστες των Πλατφορμών Κοινωνικής Δικτύωσης, όπου το Ίδρυμα διατηρεί λογαριασμούς |
Το οπτικοακουστικό υλικό (έργο) διατηρείται για 70 έτη (με την επιφύλαξη άσκησης δικαιώματος από Υποκείμενα που απεικονίζονται/εμφανίζονται στο έργο) |
|
19. |
Πρόγραμμα «ΣΗΜΕΙΑ ΣΤΗΡΙΞΗΣ» Παροχή υπηρεσιών ενδυνάμωσης ικανοτήτων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/ |
Κατηγορία Α: Εκπαιδευόμενοι – μέλη/στελέχη των επιχορηγούμενων οργανώσεων Κατηγορία Β: Εκπαιδευτές |
Ως προς την κατηγορία Α : α) ονοματεπώνυμο, β) τηλέφωνο επικοινωνίας, γ) ιδιότητα/θέση στην επιχορηγούμενη οργάνωση, δ) δεδομένα εικόνας και ήχου (εφόσον η εκπαίδευση - υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων), ε) οποιοδήποτε δεδομένο αποκαλυφθεί κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης - υποστήριξης (εφόσον η εκπαίδευση – υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων). Ως προς την κατηγορία Β: α) ονοματεπώνυμο, β) δεδομένα που προκύπτουν από το σύντομο βιογραφικό σημείωμα, γ) δεδομένα εικόνας και ήχου (εφόσον η εκπαίδευση - υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων) |
Παροχή υπηρεσιών μάθησης, επαγγελματικής υποστήριξης και δικτύωσης στα μέλη των επιχορηγούμενων οργανώσεων |
Τα ίδια τα Υποκείμενα των δεδομένων |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων Β) Πάροχος υπηρεσιών ανάπτυξης και συντήρησης της πλατφόρμας μέσω της οποίας παρέχονται οι υπηρεσίες ενδυνάμωσης. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την ολοκλήρωση του εκάστοτε κύκλου του προγράμματος. |
|
20. |
ΜΗΤΡΩΟ SOCIAL DYNAMO Τήρηση Μητρώου Επωφελούμενων Οργανώσεων |
Α) Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα Β) Πρόσωπο Επικοινωνίας/εκπρόσωπος Φορέα |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δ) τηλέφωνο επικοινωνίας, ε) ιδιότητα |
Τήρηση Μητρώου Επωφελούμενων Οργανώσεων προς τον σκοπό της αποτίμησης του αντικτύπου των δράσεων του Social Dynamo, Επικοινωνία με Επωφελούμενες Οργανώσεις και ενημέρωση αυτών σχετικά με νέες δράσεις του Social Dynamo |
I. Yποκείμενο των δεδομένων II. Πρόσωπο Επικοινωνίας του Φορέα |
Α) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
20 έτη από τη συλλογή. Με την παρέλευση της 20ετίας τα δεδομένα τίθενται στο (ιστορικό) αρχείο του Ιδρύματος, κατόπιν εφαρμογής κατάλληλων μέτρων προστασίας των προσωπικών δεδομένων. |
|
21. |
ΧΑΡΤΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ |
Α) Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα Β) Πρόσωπο Επικοινωνίας/εκπρόσωπος Φορέα |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δ) επωνυμία οργάνωσης της οποίας τυγχάνει νόμιμος εκπρόσωπος, ε) διαπιστευτήρια εισόδου στην πλατφόρμα/ιστότοπο |
Χαρτογράφηση ικανοτήτων φορέων/οργανώσεων της Κοινωνίας των Πολιτών μέσω ερωτηματολογίου |
Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Πάροχος Υπηρεσιών Ανάπτυξης και Φιλοξενίας/Διαχείρισης Ιστοτόπου |
5 έτη από τη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου. Με την παρέλευση της 5ετίας, τα ερωτηματολόγια καθίστανται ανώνυμα και παραμένουν διαθέσιμα στην εκάστοτε οργάνωση για λόγους ιστορικότητας. |
|
22. |
NGODYNAMO: Πλατφόρμα Ηλεκτρονικής Μάθησης |
Εκπαιδευόμενοι |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση (πόλη/χώρα), δ) διαπιστευτήρια εισόδου στην πλατφόρμα, ε) δεδομένα σχετικά με την παρεχόμενη εκπαίδευση (κατάλογος μαθημάτων, δεδομένα που συλλέγονται στο πλαίσιο εκπαίδευσης που παρέχεται με τηλεδιάσκεψη) |
Εγγραφή στην πλατφόρμα ηλεκτρονικής μάθησης, παροχή εκπαίδευσης (με σύγχρονο και ασύγχρονο τρόπο) |
Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Πάροχος Υπηρεσιών Ανάπτυξης και Φιλοξενίας/Διαχείρισης Ιστοτόπου, Β) Πάροχος Πλατφόρμας Τηλεδιάσκεψης |
5 έτη από την ολοκλήρωση της τελευταίας εκπαίδευσης / από το χρονικό σημείο κατά το οποίο ο λογαριασμός καθίσταται ανενεργός |
|
23. |
PM4NGOs Υλοποίηση εκπαιδευτικού προγράμματος *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία πραγματοποιείται από κοινού με άλλα Ιδρύματα, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο: https://www.socialdynamo.gr/social-dynamo-enarxi-ekpaideftikou-programmatos-diethnous-pistopoiisis-sti-diacheirisi-ergon-gia-mko-se-synergasia-pm4ngos/ |
Α) Πρόσωπο που υποβάλλει την αίτηση για λογαριασμό του φορέα/της οργάνωσης. Β) (Υποψήφιοι) Εκπαιδευόμενοι Γ) Εκπαιδευτές |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) ιδιότητα, δ) φορέας και θέση απασχόλησης, ε) τηλέφωνο, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως προς την κατηγορία Β: Για τους υποψήφιους εκπαιδευόμενους (πρόσωπα που εκδηλώνουν ενδιαφέρον να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα) : α) όνομα, β) επώνυμο, γ) ιδιότητα, δ) φορέας και θέση απασχόλησης, ε) εξειδίκευση, στ) εμπειρία, ζ) οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο συμπεριληφθεί στην αίτηση που υποβάλλει ο φορέας (μέσω εκπροσώπου) και το ίδιο το Υποκείμενο. Για τους τελικά εκπαιδευόμενους (επιλεγέντες) υποβάλλονται περαιτέρω σε επεξεργασία η ημερομηνία γέννησης και τα αποτελέσματα των εξετάσεων πιστοποίησης. Ως προς την κατηγορία Γ: α) ονοματεπώνυμο, β) ιδιότητα, γ) δεδομένα εικόνα, δ) δεδομένα ήχου, που λαμβάνονται στο πλαίσιο της βιντεοσκόπησης/καταγραφής των εισηγήσεων. |
Επιλογή εκπαιδευομένων, παροχή εκπαίδευσης, δημιουργία προφίλ υποψηφίου στην πλατφόρμα εξετάσεων, εξόφληση εξετάστρων, αποστολή πιστοποιήσεων |
I. Yποκείμενο των δεδομένων II. Πρόσωπο που υποβάλλει αίτηση συμμετοχής για λογαριασμό του φορέα III. Εκπαιδευτικός Συνεργάτης (PM4NGOs): για τα δεδομένα που αφορούν στα αποτελέσματα των εξετάσεων |
A) PM4NGOs, B)Πάροχος εφαρμογής υποβολής αιτήσεων, Γ) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
6 μήνες μετά την απονομή/χορήγηση των Πιστοποιητικών. Κατ’ εξαίρεση, το ονοματεπώνυμό, τα στοιχεία απασχόλησης (φορέας και θέση) και τα αποδεικτικά συμμετοχής στις εξετάσεις τηρούνται για πέντε έτη μετά τη χορήγηση του Πιστοποιητικού προς εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεων του Ιδρύματος και προάσπιση των εννόμων συμφερόντων του (θεμελίωση, άσκηση, υποστήριξη νομικών αξιώσεων). Περαιτέρω τήρηση δεν αποκλείεται, εφόσον τα δεδομένα είναι απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση, υποστήριξη νομικής αξίωσης |
|
24. |
BLOD |
Α) Ομιλητές Β) Διοργανωτές (φυσικά πρόσωπα) |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) ιδιότητα, δ) λοιπά δεδομένα που περιλαμβάνονται στο βιογραφικό σημείωμα (εφόσον παρασχεθεί), ε) δεδομένα εικόνας (επαγγελματική φωτογραφία), στ) δεδομένα εικόνας και ήχου (που συλλέγονται κατά τη μαγνητοσκόπηση της διάλεξης) Ως προς την κατηγορία Β:) όνομα, β) επώνυμο, γ) φορέας απασχόλησης δ) δεδομένα εικόνας (επαγγελματική φωτογραφία) |
Μαγνητοσκόπηση εκδηλώσεων και ανάρτηση του σχετικού υλικού στον δικτυακό τόπο του BLOD |
Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Πάροχος Υπηρεσιών Ανάπτυξης και Φιλοξενίας/Διαχείρισης Ιστοτόπου, Β) Συνεργάτες που αναλαμβάνουν τη μαγνητοσκόπηση των εκδηλώσεων, Γ) Τα δεδομένα καθίστανται προσβάσιμα στους χρήστες/επισκέπτες του ιστοτόπου του Blod |
Τα δεδομένα διαγράφονται με την ανάκληση της συγκατάθεσης του Υποκειμένου |
|
25. |
BLOD: Λειτουργία – αποστολή Newsletter |
Τα φυσικά πρόσωπα που είναι εγγεγραμμένα στη λίστα αποδεκτών του Newsletter. |
α) διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (Email) |
Αποστολή ενημέρωσης καθημερινής/μηνιαίας (κατ’ επιλογήν του χρήστη) σχετικά με τις ομιλίες που αναρτώνται στο Blod |
I. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. |
A) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Β) Πάροχος Υπηρεσιών Αποστολής Μαζικών Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου («Newsletter») |
Για όσο χρονικό διάστημα το υποκείμενο παραμένει εγγεγραμμένο στη λίστα αποδεκτών μας. Διαγραφή σε περίπτωση ανάκλησης της συγκατάθεσης. |
|
26. |
Προγράμματα CERV (CERV Build, CERV Daphne κ.ά.) Συλλογή και αιτήσεων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία κατά περίπτωση ενδέχεται να πραγματοποιείται από κοινού με εταίρο, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του εκάστοτε προγράμματος. |
Α) Πρόσωπα που υποβάλλουν την αίτηση για λογαριασμό του (υποψήφιου προς επιχορήγηση) φορέα, Β) (Νόμιμοι) εκπρόσωποι του φορέα Γ) Πρόσωπα που συνδέονται με τον φορέα και πρόκειται να απασχοληθούν στο έργο - μέλη του φορέα, εκπρόσωποι και μέλη των τυχόν εταίρων του φορέα, συνεργάτες του φορέα |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) όνομα χρήστη (για την δημιουργία λογαριασμού στην πλατφόρμα), δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ε) τηλέφωνο, στ) σχέση του προσώπου με τον υποψήφιο προς χρηματοδότηση φορέα. Ως προς την κατηγορία Β:) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζ) τηλέφωνο, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σημείωμα, ια) στοιχεία δημοσίως αναρτημένα στο Γ.Ε.ΜΗ. Ως προς την κατηγορία Γ: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) σχέση με τον υποψήφιο επιχορηγούμενο φορέα- μορφή απασχόλησης, η) διεύθυνση αλληλογραφίας, θ) στοιχεία διαβατηρίου - ταυτότητας, ι) οποιοδήποτε δεδομένο έχουν συμπεριλάβει τα ίδια τα υποκείμενα στο βιογραφικό τους σημείωμα ή στην αίτηση |
Συλλογή των αιτήσεων των υποψηφίων για την υλοποίηση έργων στο πλαίσιο του εκάστοτε προγράμματος «CERV» |
I. Το πρόσωπο που υποβάλλει αίτηση για λογαριασμό του φορέα II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. III. Το Γ.Ε.ΜΗ (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Τα οικεία αρμόδια όργανα, οργανισμοί και υπηρεσίες της ΕΕ για το εκάστοτε Πρόγραμμα CERV. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
Πέντε (5) έτη από την έγκριση ολοκλήρωσης του εκάστοτε Προγράμματος CERV. |
|
27. |
Προγράμματα CERV (CERV Build, CERV Daphne κ.ά.) Σύναψη Σύμβασης και τροποποιήσεων της *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία κατά περίπτωση πραγματοποιείται από κοινού με εταίρο, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του εκάστοτε προγράμματος. |
Νόμιμος εκπρόσωπος επιχορηγούμενου φορέα |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ., ε) επαγγελματική ιδιότητα, στ) ΑΔΤ, ζ) τηλέφωνο επικοινωνίας, η) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θ) διεύθυνση αλληλογραφίας. |
Σύναψη σύμβασης μεταξύ του Ιδρύματος και του επιλεγέντος επιχορηγούμενου φορέα. |
I. Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα που υποβάλλει αίτηση στο πλαίσιο του εκάστοτε προγράμματος. II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Τα οικεία αρμόδια όργανα, οργανισμοί και υπηρεσίες της ΕΕ για το εκάστοτε Πρόγραμμα CERV. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Υπογραφής (Docusign). |
Πέντε (5) έτη από την έγκριση ολοκλήρωσης του εκάστοτε Προγράμματος CERV. |
|
28. |
Προγράμματα CERV (CERV Build, CERV Daphne κ.ά.) Παρακολούθηση, και λογοδοσία *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία κατά περίπτωση πραγματοποιείται από κοινού με εταίρο, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του εκάστοτε προγράμματος. |
Α) Μέλη των ομάδων έργου Β) Νόμιμοι εκπρόσωποι των επιχορηγούμενων φορέων και των εταίρων τους Γ) Επωφελούμενοι από τις δράσεις των έργων |
Ως προς την κατηγορία Α: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) Α.Φ.Μ, ε) επαγγελματική ιδιότητα , στ) θέση και καθήκοντα στο έργο, ζ) μορφή απασχόλησης- σχέση με τον επιχορηγούμενο φορέα, η) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται στην αναλυτική περιοδική δήλωση, θ) λοιπά δεδομένα που τυχόν περιλαμβάνονται σε υποβαλλόμενα φορολογικά παραστατικά, η) λοιπά δεδομένα που προκύπτουν από κάθε μορφής εξοδολόγια (π.χ. ταξιδιωτικά εισιτήρια, φορολογικά παραστατικά σχετικά με υπηρεσίες διαμονής, εστίασης, κτλ.), ι) εν γένει, οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων (δεδομένα εικόνας-φωτογραφίες, δεδομένα ήχου-οπτικοακουστικό υλικό). Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) πατρώνυμο, δ) τηλέφωνο επικοινωνίας, ε) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στ) ΑΔΤ, ζ) οποιοδήποτε άλλο δεδομένο περιλαμβάνεται-προκύπτει από την υποβαλλόμενη από τον επιχορηγούμενο φορέα βεβαίωση εκπροσώπησης. Ως προς την κατηγορία Γ: οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο περιλαμβάνεται στο υλικό που συλλέγεται και υποβάλλεται για την απόδειξη των υλοποιούμενων στο πλαίσιο του έργου δράσεων (περιλαμβανομένων δεδομένων εικόνας-φωτογραφιών, δεδομένων ήχου-οπτικοακουστικού υλικού). |
Επαλήθευση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. Λογοδοσία στα οικεία αρμόδια όργανα, οργανισμούς και υπηρεσίες της ΕΕ για το εκάστοτε Πρόγραμμα CERV. |
I. Νόμιμος Εκπρόσωπος Φορέα που υποβάλλει αίτηση στο πλαίσιο των Προγραμμάτων II. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων III. Το Γ.Ε.ΜΗ. (μόνον προς διασταύρωση πληροφοριών – συμπλήρωση ελλειπόντων στοιχείων) |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων του Ιδρύματος. Β) Τα οικεία αρμόδια όργανα, οργανισμοί και υπηρεσίες της ΕΕ για το εκάστοτε Πρόγραμμα CERV. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. Δ) Πάροχος εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
Πέντε (5) έτη από την έγκριση ολοκλήρωσης του εκάστοτε Προγράμματος CERV. |
|
29. |
Προγράμματα CERV (CERV Build, CERV Daphne κ.ά.) Προβολή και δημοσιότητα του έργου *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία κατά περίπτωση πραγματοποιείται από κοινού με εταίρο, βλ. και ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του εκάστοτε προγράμματος. |
Α) Μέλη των ομάδων έργου |
Δεδομένα εικόνας και ήχου - οπτικοακουστικό υλικό, οποιοδήποτε δεδομένο προκύπτει/αποκαλύπτεται κατά τη δημιουργία του οπτικοακουστικού υλικού |
Προβολή και δημοσιότητα του έργου |
I. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
Α) Συνεργάτης που αναλαμβάνει τη φωτογράφιση - βιντεοσκόπηση/δημιουργία οπτικοακουστικού υλικού (κατά περίπτωση), Β) Πάροχος Υπηρεσιών Φιλοξενίας του Ιστοτόπου του Ιδρύματος, Γ) Πάροχοι πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης, όπου το Ίδρυμα διατηρεί λογαριασμούς, Δ) Επισκέπτες των δικτυακών τόπων του Ιδρύματος, Ε) Χρήστες των Πλατφορμών Κοινωνικής Δικτύωσης, όπου διατηρεί λογαριασμό το Ίδρυμα |
Το οπτικοακουστικό υλικό (έργο) διατηρείται για 70 έτη (με την επιφύλαξη άσκησης δικαιώματος από Υποκείμενα που απεικονίζονται/εμφανίζονται στο έργο) |
|
30. |
Υλοποίηση Σεμιναρίων - Παροχή υπηρεσιών ενδυνάμωσης ικανοτήτων εν γένει, αλλά και στο πλαίσιο Προγραμμάτων CERV ή και άλλων προγραμμάτων *Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τους όρους της συγκεκριμένης επεξεργασίας (περιλαμβανομένων των νομικών της βάσεων), η οποία κατά περίπτωση δύναται να πραγματοποιείται στο πλαίσιο συγκεκριμένου Προγράμματος του Ιδρύματος, βλ. και τυχόν ειδική ενημέρωση στον ιστότοπο του εκάστοτε προγράμματος. |
Κατηγορία Α: Εκπαιδευόμενοι – μέλη/στελέχη των επιχορηγούμενων οργανώσεων Κατηγορία Β: Εκπαιδευτές |
Ως προς την κατηγορία Α : α) ονοματεπώνυμο, β) τηλέφωνο επικοινωνίας, γ) ιδιότητα/θέση στην συμμετέχουσα οργάνωση, δ) δεδομένα εικόνας και ήχου (εφόσον η εκπαίδευση - υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων), ε) οποιοδήποτε δεδομένο αποκαλυφθεί κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης - υποστήριξης (εφόσον η εκπαίδευση – υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων). Ως προς την κατηγορία Β: α) ονοματεπώνυμο, β) δεδομένα που προκύπτουν από το σύντομο βιογραφικό σημείωμα, γ) δεδομένα εικόνας και ήχου (εφόσον η εκπαίδευση - υποστήριξη παρέχεται διαδικτυακά μέσω πλατφόρμας τηλεδιασκέψεων) |
Παροχή υπηρεσιών μάθησης, επαγγελματικής υποστήριξης και δικτύωσης στα μέλη Οργανώσεων της Κοινωνίας των Πολιτών. |
Τα ίδια τα Υποκείμενα των δεδομένων. |
Α) Πάροχος του πληροφοριακού συστήματος – πλατφόρμας υποβολής των αιτήσεων και διαχείρισης των έργων Β) Πάροχος υπηρεσιών ανάπτυξης και συντήρησης της πλατφόρμας μέσω της οποίας παρέχονται οι υπηρεσίες ενδυνάμωσης. Γ) Ορκωτοί ελεγκτές, στο πλαίσιο προγραμματισμένου ή έκτακτου οικονομικού ελέγχου του Ιδρύματος. |
20 έτη από την υλοποίηση και ολοκλήρωση του αντίστοιχου σεμιναρίου / της αντίστοιχης υπηρεσίας ενδυνάμωσης ικανοτήτων. |
|
31. |
Διαχείριση Αναφορών – Παραπόνων & Καταγγελιών |
Α) Αναφέροντες (εφόσον η αναφορά/το παράπονο δεν υποβάλλεται ανώνυμα) Β) Τρίτα πρόσωπα (τα οποία συνδέονται με το αναφερόμενο περιστατικό) |
Ως προς την κατηγορία Α : α) όνομα, β) επώνυμο, γ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δ) οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο συμπεριλαμβάνονται στην αναφορά από τον ίδιο τον αναφέροντα. Ως προς την κατηγορία Β: α) όνομα, β) επώνυμο, γ) οποιοδήποτε προσωπικό δεδομένο έχει περιληφθεί στην αναφορά/ προκύπτει - αποκαλύπτεται από το ίδιο το Υποκείμενο στο πλαίσιο διερεύνησης του περιστατικού. |
Συλλογή και διαχείριση υποβαλλόμενων στο πλαίσιο των έργων/δράσεων και,, εν γένει, της λειτουργίας του Ιδρύματος αναφορών/παραπόνων, καθώς και καταγγελιών σχετικά με δωροδοκία ή διαφθορά, παραβίαση νομοθεσίας και λοιπές σοβαρές παρατυπίες |
Ι. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων ΙΙ. Ο αναφέρων |
Α) Πάροχος Εφαρμογής Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου |
5 έτη μετά την αρχειοθέτηση/ οριστική διευθέτηση της αναφοράς, εκτός εάν από τη φύση του καταγγελλόμενου περιστατικού απαιτείται περαιτέρω τήρηση σε συμμόρφωση προς συγκεκριμένες διατάξεις νόμου. |
|
32. |
Πρόσκληση εγγραφής στο Νewsletter |
Πρόσωπα που συναλλάσσονται με το Ίδρυμα |
α) όνομα, β) επώνυμο, γ)ιδιότητα, δ) φορέας απασχόλησης - σχέση με το Ίδρυμα, δ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
Aποστολή προσκλήσεων προς τα πρόσωπα που συναλλάσσονται με το Ίδρυμα για εγγραφή στο Newsletter του |
I. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων |
A) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. |
Μέχρι την απεγγραφή των χρηστών από το Newsletter (εφόσον οι αποδέκτες της πρόσκλησης προχωρήσουν σε εγγραφή, άλλως τα στοιχεία δεν αρχειοθετούνται – τηρούνται περαιτέρω) |
|
33. |
Λειτουργία – αποστολή Newsletter |
Τα φυσικά πρόσωπα που είναι εγγεγραμμένα στη λίστα αποδεκτών του Newsletter. |
α) διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (Email), β) όνομα γ) επώνυμο, δ) επωνυμία φορέα / οργανισμού απασχόλησης, ε) θέση εργασίας |
Προβολή και δημοσιότητα του κοινωφελούς έργου και των δράσεων του Ιδρύματος. |
I. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. |
A) Πάροχος Υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Β) Πάροχος Υπηρεσιών Αποστολής Μαζικών Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου («Newsletter») |
Για όσο χρονικό διάστημα το υποκείμενο παραμένει εγγεγραμμένο στη λίστα αποδεκτών μας. Διαγραφή σε περίπτωση ανάκλησης της συγκατάθεσης. |
|
34. |
Εργασιακά – Υποβολή Βιογραφικών Αξιολόγηση επαγγελματικών ικανοτήτων για κάλυψη εργασιακών θέσεων του Ιδρύματος |
Τα φυσικά πρόσωπα που υποβάλουν αίτηση για πρόσληψη / απασχόληση στο Ίδρυμα |
α) Στοιχεία ταυτότητας (ονοματεπώνυμο, ηλικία κλπ.) β) Στοιχεία Επικοινωνίας (διεύθυνση, τηλέφωνο, e-mail κλπ.) γ) Δεδομένα σχετικά με εκπαίδευση – σπουδές και σχετικά με επαγγελματική εμπειρία. δ) Τυχόν άλλα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο βιογραφικό. |
1) Αξιολόγηση των προσόντων και των επαγγελματικών ικανοτήτων για την κάλυψη εργασιακών θέσεων του Ιδρύματος κατόπιν αιτήσεως των υποκειμένων. 2) Τα έννομα συμφέροντα του Ιδρύματος να διατηρεί βιογραφικά για εύλογο χρόνο (βλ. παραπλεύρως) για την κάλυψη θέσεων εργασίας 3) Συμμόρφωση του Ιδρύματος με τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από το οικείο, εκάστοτε ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. 4) Η συγκατάθεση των υποκειμένων για τη διατήρηση των βιογραφικών τους πέραν του αρχικώς προβλεπόμενου για την ικανοποίηση των πιο πάνω έννομων συμφερόντων του Ιδρύματος, ώστε να αποτελούν επιλογή για την περίπτωση κάλυψης μελλοντικής θέσης εργασίας. |
I. Το ίδιο το Υποκείμενο των δεδομένων. |
A) Κατά περίπτωση, εταιρείες / επαγγελματίες αξιολόγησης επαγγελματικών δεξιοτήτων. |
3 έτη από την υποβολή του βιογραφικού. |
4. ΤΗΡΗΣΗ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ
Οι Εκτελούντες την Επεξεργασία για λογαριασμό του Ιδρύματος έχουν συμφωνήσει και δεσμευτεί συμβατικά να τηρούν εχεμύθεια, να μην καθιστούν προσβάσιμα σε τρίτους προσωπικά δεδομένα χωρίς την άδεια του Ιδρύματος, να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα ασφάλειας και, εν γένει, να συμμορφώνονται με το νομικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.
Το Ίδρυμα δεν διαβιβάζει, καταρχήν, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των Υποκειμένων σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό. Ωστόσο, στην περίπτωση που κάτι τέτοιο κριθεί αναγκαίο, η διαβίβαση θα λάβει χώρα σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 44 επ. του ΓΚΠΔ. Ειδικότερα:
Σε ό,τι αφορά στο πρόγραμμα ACTIVE CITIZENS FUND (ACF) - EEA GRANTS: Το Ίδρυμα ενδέχεται να διαβιβάσει τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά και μόνον εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου και δη ΓΧΜ ή/και σε άλλες υπηρεσίες της ΕΖΕΣ στο πλαίσιο της λογοδοσίας που οφείλει με την ιδιότητα του Διαχειριστή του Προγράμματος, σύμφωνα πάντοτε με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων και λαμβάνοντας τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων.
Σε ό,τι αφορά στα προγράμματα CERV: Το Ίδρυμα ενδέχεται να διαβιβάσει τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά και μόνον εντός της ΕΕ στο πλαίσιο της λογοδοσίας που οφείλει με την ιδιότητα του Δικαιούχου (Beneficiary) του Προγράμματος, σύμφωνα πάντοτε με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων και λαμβάνοντας τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων.
Σε ό,τι αφορά στο Πρόγραμμα «Σημεία Στήριξης»: Το Ίδρυμα ενδέχεται να μοιραστεί προσωπικά δεδομένα με φορείς εντός της ΕΕ ή/και τον Καναδά και το Τζέρσεϊ (δικαιοδοσίες που καλύπτονται από απόφαση επάρκειας) και δη σε, συμμετέχοντα στο Πρόγραμμα, Ιδρύματα, στο πλαίσιο λειτουργίας του Προγράμματος, σύμφωνα πάντοτε με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί προστασίας δεδομένων και λαμβάνοντας τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων.
5. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Η οποιαδήποτε μεταφορά ή διαβίβαση των προσωπικών δεδομένων των Υποκειμένων των δεδομένων πραγματοποιείται μέσω κατάλληλων ηλεκτρονικών συστημάτων, εξασφαλίζοντας την ακεραιότητά τους και την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σ’ αυτά.
6. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Το Ίδρυμα ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, συμμορφούμενο πλήρως με τις διατάξεις της νομοθεσίας περί προστασίας προσωπικών δεδομένων, ικανοποιεί και διευκολύνει την άσκηση των κάτωθι προβλεπόμενων δικαιωμάτων των Υποκειμένων:
6.1. Δικαίωμα πρόσβασης
Το Υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να λαμβάνει, ανά πάσα στιγμή, ενημέρωση από το Ίδρυμα για το εάν επεξεργάζεται προσωπικά του δεδομένα και, σε καταφατική περίπτωση, μπορεί να ζητήσει να ενημερωθεί για τον σκοπό της επεξεργασίας, το είδος των δεδομένων που αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας, τους αποδέκτες αυτών, την περίοδο αποθήκευσής τους, την ύπαρξη δικαιώματος υποβολής αιτήματος για διόρθωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή περιορισμό της επεξεργασίας ή δικαιώματος εναντίωσης, το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε εποπτική αρχή, αν γίνεται αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων. Επιπλέον, θα παρέχεται στο Υποκείμενο αντίγραφο των εν λόγω προσωπικών δεδομένων χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
6.2. Δικαίωμα διόρθωσης
Το Υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από το Ίδρυμα τη διόρθωση ανακριβών ή ανεπίκαιρων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν. Επίσης, έχει το δικαίωμα να απαιτήσει τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μεταξύ άλλων μέσω συμπληρωματικής δήλωσης. Περαιτέρω, το Ίδρυμα αναλαμβάνει την υποχρέωση να ανακοινώνει κάθε διόρθωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε κάθε αποδέκτη, στον οποίο γνωστοποιήθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εκτός εάν αυτό αποδεικνύεται ανέφικτο ή εάν συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια. Το Ίδρυμα αναλαμβάνει την υποχρέωση να ενημερώνει το Υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τους εν λόγω αποδέκτες, εφόσον ζητηθεί.
6.3. Δικαίωμα διαγραφής
Το Υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει από το Ίδρυμα τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν υπό τις προϋποθέσεις του αρ. 18 του ΓΚΠΔ και του αρ. 34 του Ν. 4624/2019 τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.
6.4. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
Το Υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να ζητήσει από το Ίδρυμα τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν υπό τις προϋποθέσεις του αρ. 18 ΓΚΠΔ. Εάν η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα περιοριστεί, τα εν λόγω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εκτός της αποθήκευσης, υφίστανται επεξεργασία αποκλειστικά μόνον εφ’ όσον ισχύουν συγκεκριμένες εξαιρέσεις, σύμφωνα με το αρ. 18 ΓΚΠΔ.
6.5. Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων
Το Υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα, υπό τις προϋποθέσεις του αρ. 20 ΓΚΠΔ, να λαμβάνει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν και τα οποία έχει παράσχει στο Ίδρυμα σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο καθώς και το δικαίωμα να διαβιβάζει τα εν λόγω δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από το Ίδρυμα στο οποίο παρασχέθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας.
6.6. Δικαίωμα εναντίωσης
Το Υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να εναντιωθεί ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, υπό τις προϋποθέσεις του αρ. 21 ΓΚΠΔ. Εάν το Υποκείμενο των δεδομένων εναντιωθεί στην επεξεργασία δεδομένων που το αφορούν, το Ίδρυμα δεν θα υποβάλλει πλέον τα εν λόγω δεδομένα σε επεξεργασία, εκτός εάν αποδείξει ότι συντρέχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων και δικαιωμάτων του Υποκειμένου των δεδομένων ή για την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
6.7. Αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ
Το Ίδρυμα δεν προβαίνει σε αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων. Σε κάθε όμως περίπτωση και εφόσον στο μέλλον προχωρήσει σε αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων, το Υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να εναντιωθεί σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, όταν η απόφαση αυτή παράγει έννομα αποτελέσματα που το αφορούν ή το επηρεάζουν σημαντικά.
7. Ικανοποίηση των δικαιωμάτων
Συνολικά το Ίδρυμα διασφαλίζει ότι:
- Υφίστανται διαδικασίες που επιτρέπουν την ευχερή άσκηση των δικαιωμάτων των Υποκειμένων των δεδομένων, ώστε να εκκινούν αμέσως όλες οι απαιτούμενες ενέργειες.
- Θα απαντήσει σε αίτημα που θα υποβληθεί από το Υποκείμενο των δεδομένων χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και πάντως όχι σε απώτερο των τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών χρόνο. Σε περίπτωση που δεν μπορεί να ικανοποιήσει κάποιο ασκηθέν από το Υποκείμενο των δεδομένων δικαίωμα, το Ίδρυμα θα διασφαλίζει ότι παρέχεται ειδική, επαρκής και πλήρης αιτιολόγηση.
- Εκτός των περιπτώσεων προδήλως αβασίμων ή υπερβολικών αιτημάτων, όλες οι ενέργειες που θα αφορούν θέματα ικανοποίησης δικαιωμάτων των Υποκειμένων των δεδομένων θα πραγματοποιούνται άνευ ανταλλάγματος (δωρεάν) για τα Υποκείμενα.
Για την άσκηση των δικαιωμάτων που προβλέπονται από τη νομοθεσία, τη διατύπωση ερωτημάτων ή για οποιονδήποτε άλλο ζήτημα σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που περιγράφεται στην παρούσα ενημέρωση, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: dpo@bodossaki.gr.
Σε περίπτωση που τα Υποκείμενα θεωρούν ότι η επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων παραβιάζει το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, έχουν δικαίωμα να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ταχυδρομική διεύθυνση Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλ. 210. 6475600, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail): contact@dpa.gr).
8. Τροποποίηση της παρούσας πολιτικής (έκδοση: Ιούλιος 2025)
To Ίδρυμα διατηρεί το δικαίωμα, όταν το κρίνει σκόπιμο, να τροποποιεί την παρούσα Πολιτική, είτε εν όλω είτε εν μέρει. Οποιαδήποτε τροποποίηση της παρούσας θα ισχύει αμέσως μόλις αυτή αναρτηθεί στον δικτυακό τόπο του Ιδρύματος. Συνιστάται στους χρήστες να συμβουλεύονται την παρούσα ανά τακτά χρονικά διαστήματα, προκειμένου να είναι βέβαιοι ότι έχουν υπ’ όψιν τους την πιο πρόσφατη έκδοσή της.
Περίληψη
Πολιτική Cookies
Ισχύει από 24/6/2025
Η πολιτική cookies εξηγεί πώς η πλατφόρμα χρησιμοποιεί τα cookies για να συλλέγει, να αποθηκεύει και να διαχειρίζεται πληροφορίες από τους επισκέπτες της. Τα cookies είναι μικρά αρχεία που αποθηκεύονται στον υπολογιστή ή τη συσκευή του χρήστη και χρησιμοποιούνται για διάφορους σκοπούς, όπως η βελτίωση της εμπειρίας πλοήγησης, η ανάλυση της επισκεψιμότητας και η προβολή στοχευμένων διαφημίσεων.
Η παρακάτω πολιτική ενημερώνει τον χρήστη για τους τύπους cookies που χρησιμοποιούνται, τον σκοπό τους, τη διάρκεια αποθήκευσης και τις επιλογές που έχει για να τα αποδεχτεί ή να τα απορρίψει.
Πλήρης πολιτική
Σε αυτόν τον ιστότοπο χρησιμοποιούνται δύο cookies:
Το βασικό είναι το cookie περιόδου λειτουργίας, που συνήθως ονομάζεται MoodleSession. Πρέπει να επιτρέψετε σε αυτό το cookie στο πρόγραμμα περιήγησής σας ώστε να παρέχει συνέχεια και να παραμένει συνδεδεμένο κατά την περιήγηση στον ιστότοπο. Όταν αποσυνδέεστε ή κλείνετε το πρόγραμμα περιήγησης, αυτό το cookie καταστρέφεται (στο πρόγραμμα περιήγησής σας και στο διακομιστή).
Το άλλο cookie είναι καθαρά για λόγους ευκολίας, που συνήθως ονομάζεται MOODLEID ή παρόμοιο. Απλώς θυμάται το όνομα χρήστη σας στο πρόγραμμα περιήγησης. Αυτό σημαίνει ότι όταν επιστρέψετε σε αυτόν τον ιστότοπο, το πεδίο ονόματος χρήστη στη σελίδα σύνδεσης έχει ήδη συμπληρωθεί για εσάς. Είναι ασφαλές να αρνηθείτε αυτό το cookie - θα πρέπει απλώς να πληκτρολογείτε ξανά το όνομα χρήστη σας κάθε φορά που συνδέεστε.
Περίληψη
The present General Personal Data Protection Policy (hereinafter “Personal Data Protection Policy” or “PDPP”) concerns the processing of personal data carried out by the Public Benefit Foundation under the name “Bodossaki Foundation” (“the Foundation”), a private-law legal person.
Πλήρης πολιτική
General Personal Data Protection Policy - Privacy Notice
1. INTRODUCTION
The present General Personal Data Protection Policy (hereinafter “Personal Data Protection Policy” or “PDPP”) concerns the processing of personal data carried out by the Public Benefit Foundation under the name “Bodossaki Foundation” (“the Foundation”), a private-law legal person.
ΤThe Foundation attaches great importance to the protection of personal data. Therefore, it has developed the present General Personal Data Protection Privacy Policy, for the purpose of informing the visitors to its website about the processing of the personal data that the Foundation collects and further processes in the course of its activities. [as per articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR), hereinafter “GDPR”].
2. DEFINITIONS FOR PERSONAL DATA
(N.B.: The definitions are in accordance with art. 4 of the GDPR)
“Personal Data” means any information by reference to which a natural person (“data subject”) is identified or identifiable.
“Controller” means the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data. In the context of the present Policy, the Foundation acts as Controller.
“Processor” means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the Controller.
“Personal data subject”: an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
“Recipient” means a natural or legal person, public authority, agency or other body to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. Public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients.
3. COLLECTION OF PERSONAL DATA
The types of processing performed in the framework of the Foundations operation have the following characteristics:
|
Α/Α |
PROCEDURE |
CATEGORIES OF DATA SUBJECTS |
PERSONAL DATA |
PURPOSE |
SOURCES |
RECIPIENTS (external to the Foundation) |
RETENTION PERIOD |
|
1. |
EEA GRANTS Collection and evaluation of applications For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice as well on the website of the programme |
(A) Person submitting the application on behalf of the applicant organisation (B) Legal representatives (C) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relations of the person with the organisation applying for funding. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the applicant organisation - form of employment, (h) mail address, (i) passport details, (j) any data, including special categories of personal data, included by the data subjects themselves in their CVs. For category (C): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the applicant organisation - form of employment, (h) mail address, (i) passport details, (j) any data, including special categories of personal data, included by the data subjects themselves in their CVs. |
Collection of the candidate organisations’ applications for the implementation of projects under the EEA GRANTS programme, Evaluation of the applications for the identification of eligible candidates, initial selection, assessment of objections, final selection and announcement of the organisations to be funded.. |
For the data regarding data subjects under category (A): The data subjects themselves. For the data regarding data subjects under categories (B) and (C): i) The legal representative or any person so authorised, ii) the General Commercial Register. |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) The Association “SolidarityNow” as Fund Operator consortium member (C) FM Office (D) Independent evaluators of the applications submitted (E) Financial auditors (F)Evaluators of the programme (G) Email provider |
3 years from the date of approval by the FM Office of the programme’s final report. The retention period might be extended where data are necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims or towards fulfilling legal obligations. |
|
2. |
EEA GRANTS Conclusion of Project Contract For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice on the website of the programme |
Legal representative of the funded organisation |
(a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) Identity Card number, (g) contact phone number, (h) e-mail address, (i) postal address for correspondence. |
Conclusion of a contract between the Foundation and the selected project promoter. |
The data subject Contact persons-persons in charge of monitoring the conclusion and execution of the contract The General Commercial Register. |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) The Association “SolidarityNow” as Fund Operator consortium member (C) FM Office (D) Independent evaluators of the applications submitted (E) Financial auditors (F)Evaluators of the programme (G) Email provider (H) Contract management and e- signature provider |
3 years from the date of approval by the FM Office of the programmes final report. The retention period might be extended where data are necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims or towards fulfilling legal obligations. |
|
3. |
EEA GRANTS Project monitoring For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice on the website of the programme |
(A) Members of the project teams (B) Legal representatives of the funded organisations and of their partners (C) Beneficiaries of the projects’ actions |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) position and duties in the project, (f) form of employment - relation with the funded organisation, (g) other data that may be included in the detailed periodic report, (h) other data that may be included in submitted tax documents, (i) other data resulting from lists of expenses of any form (e.g. travel tickets, tax documents regarding accommodation services, catering services, etc.), (j) in general, any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the implemented in the context of the project (image data - photos, audio-visual data). For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) contact phone number, (e) e-mail address, (f) Identity Card number, (g) any other data included in, or resulting from, the certificate of representation submitted by the funded organisation. For category (C): (j) in general, any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the implemented in the context of the project (image data - photos, audio-visual data). |
Verification of the implementation of the physical and economic scope of the project. |
The data subject |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) The Association “SolidarityNow” as Fund Operator consortium member (C) FM Office (D) Independent evaluators of the applications submitted (E) Financial auditors (F)Evaluators of the programme (G) The email provider (H) The contract management and e- signature provider |
3 years from the date of approval by the FM Office of the programme’s final report. The retention period might be extended where data are necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims or towards fulfilling legal obligations. |
|
4. |
EEA GRANTS Promotion and communication For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice on the website of the programme |
(A) Members of the project teams (B) Legal representatives of the funded organisations and of their partners (C) Beneficiaries of the projects’ actions |
(a) image data, (b) sound data, (c) any data made publicly available during the production of the audiovisual material |
Promotion and communication of the project |
The Data Subject |
(A) Photographers, videographers, providers of audio-visual services (B) The Association “SolidarityNow” as Fund Operator consortium member (C) The Provider of website services (D) Social media platforms (E) Users visiting the Foundation’s websites (F) Social media platforms users |
The audiovisual material is retained for 70 years (subject to exercise of data subjects’ rights). |
|
5. |
Bodossaki Foundation Scholarships Submission and evaluation of candidates’ applications *For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice in the relevant call. |
(A) Candidates (B) Professors (C) Parents of the candidates (D) Siblings of the candidates |
For category (A): (a) full name, (b) place of birth, (c) home address, (d) fixed phone number, (e) mobile phone number, (f) e-mail address, (g) citizenship - nationality, (h) military service status, (i) upper secondary school diploma, (j) photocopy of Identity Card, (k) photograph (passport-type) of the candidate, (l) certificate of detailed grades for all years of study, (m) degree or diploma, if the candidate is a graduate, (n) certificate of marital status, (o) foreign language diploma, GMAT/GRE results, if also required by the applicant's programme, (p) other data resulting from the application or from the correspondence with the universities where the candidate wishes to pursue studies, (q) data included in the certificate of enrolment in a programme of studies (where the candidate’s programme of studies has already begun), (r) other data resulting from letters of reference from university professors, (s) data resulting from the certification of prior work experience (only for candidates wishing to obtain an MBA diploma), (t) tax forms E1, E3 and E9 and other income tax clearance statements of the candidate, (u) certification confirming that the candidate holds a PhD diploma, (v) other data which may be included in the statement of the proposed research centre. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) contact phone number, (d) professor’s capacity, (e) e-mail address. For category (C): (A) full name, (b) occupation, (c) home address, (d) contact phone number, (e) tax forms E1, E3 and E9 and other income tax clearance statements of the candidate and of the candidate’s parents. For category (D): (a) full name, (b) age, (c) university institution attended, (d) declaration of whether a scholarship has been awarded. |
Collection of applications, evaluation of candidates. |
For category (A): The data subject For categories (B), (C) and (D): The candidate |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) Members of the scientific committee (C) Sponsors (natural or legal persons) of scholarships for accountability purposes of the Foundation. (D) Financial auditors |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a scholarship agreement. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
6. |
Bodossaki Foundation Scholarships Conclusion of a scholarship contract *For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice in the relevant call. |
Scholars |
(a) first name, (b) last name, c) bank account number (IBAN), (d) other data included in solemn declaration. |
Finalisation of the scholarship with the conclusion of a contract between the Foundation and the scholar. |
The data subject |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) Sponsors (natural or legal persons) of scholarships for accountability purposes of the Foundation. (C) Financial auditors |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a scholarship contract. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
7. |
Bodossaki Foundation Scholarships Monitoring – Supervision of the scholarship *For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice information in the relevant call. |
Scholars |
Data regarding postgraduate-level scholarships: (a) data that may be included in the progress report, (b) data that may be included in the certificate of detailed grades, (c) copy of postgraduate studies diploma, (d) data that may be included in the summary report on scientific activity, (e) data that may be included in the work programme for the years to follow. Data regarding scholarships at the level of doctoral studies: (a) data that may be included in the progress report, (b) other data that may be included in the letter of reference, (c) other data that may be included in the copy of the PhD diploma, (d) other data that may be included in the copy of the PhD thesis, (e) data that may be included in a summary report on the scientific and professional work programme for the years to follow. Data concerning scholarships at the level of post-doctoral studies: (a) data resulting from the progress report, (b) data resulting from the final report of activities, (c) data resulting from a certification from the supervising professor, (d) any paid job as assistant or other kind of sponsorship or income from any source and if so, accompanied by the relevant amounts and periods of time during which they have been received. |
Execution of the scholarship contract and confirmation by the Foundation of the adherence to the terms agreed. |
The data subject |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. (B) Sponsors (natural or legal persons) of scholarships for accountability purposes of the Foundation. (C) Financial auditors (D) The contract management and e- signature provider |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a scholarship contract. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
8. |
Bodossaki Foundation Scholarships Mentoring Programme |
Scholars (mentors, mentees) |
For the mentees: a) name, b) surname, c) email address, d) place of residence (country, city), e) year and university of scholarship, f) capacity and field of expertise, g) organization and field of work, h) Linkedin profile, i) any data included by the Data Subject itself in the application, g) any data included in the programme evaluation forms. For the mentors: a) name, b) surname, c) email address, d) capacity, e) organization and field of work, f) mentoring background/previous experience, g) any data included by the Data Subject itself in the application, h) any data included in the programme evaluation forms. |
Selection of mentors and mentees, implementation and evaluation of the Mentoring Programme |
The Data Subject |
A) The provider of the applications software B) Third party providing consulting services -supporting the Mentoring Programme C) The email provider |
The data included in the applications are deleted 1 month after the completion of the Mentoring Programme. The data included in the evaluation forms are deleted 6 months after the completion of the Mentoring Programme. The retention period might be extended where data are necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims or towards fulfilling legal obligations. |
|
9. |
Bodossaki Distinguished Young Scientist Awards *For more detailed information on the conditions of the specific processing (including its legal basis), see also the special privacy notice in the relevant call. |
(A) Scientists applying to be considered for the award (Β) Nominators (C) Referees |
For category (A): Data from the completion of the electronic application (application for grant): (a) full name, (b) father's name, (c) date of birth, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) Identity Card number, (f) home address, (g) work address, (h) phone number, (i) information about the applicant’s academic career, (j) information about the applicant’s professional career, (k) other data included in the applicant’s CV, (i) details of dependent family members resulting from birth certificates of children and/or family status certificates, (m) credentials entered in the account when signing up in the online platform. Documents in support of the nomination: (a) information on scientific achievements, (b) information on publications, (c) information on the nominated candidate’s personality (as provided by the referees), (d) any personal or other data included in the documents to be submitted by the nominator and the referees. For categories (B) and (C): (a) first name, (b) surname, (c) professional-academic position, (d) contact details. |
The nomination of the award recipients. The award of the Bodossaki Distinguished Young Scientist Awards to distinguished young Greek scientists. |
The data subject |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects (B) The Special Selection Committees (C) The Bodossaki Distinguished Scientist Awards Committee |
20 years from the date of submission of the application and the award of the Bodossaki Distinguished Young Scientist Awards. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
10. |
Bodossaki Excellence Awards |
(A) Nominators (Β) Proposed Scientists to be considered for the awards |
For category (A): (a) Name, (b) Surname, (c) information about the applicant’s academic and professional career, (d) contact details (phone, email, address), (e) credentials entered in the account when signing up in the online platform For category (B): Data from the completion of the electronic application (application for grant): (a) full name, (b) father's name, (c) professional – academic position, (d) phone number, (e) nationality. Where appropriate, in the nomination letter prepared by the nominator: a) information on scientific achievements, b) information on publications, c) information on personality (as provided by the nominators), d) any other personal data included in the nomination letter to be submitted by the nominator. |
The nomination of the recipients of the awards. The award of the Bodossaki Excellence Awards to distinguished Greek scientists. |
The Nominator who nominates the candidate for the award. |
A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. (B) The Special Selection Committees. (C) The Bodossaki Excellence Award Committee. |
20 years from the date of submission of the application and the award of the Bodossaki Excellence Awards. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
11. |
Bodossaki Foundation Grants Open Grants Programme & Thematic Grants Programme et cetera. |
(A) Person submitting the application on behalf of the applicant organisation (B) Legal representative |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) mother's name, (d) father's name, (e) date of birth, (f) place of birth, (g) Identity Card number, (h)phone number, (i) e-mail address, (j) home address. |
The collection of applications for the selection of grants to be funded. |
The data subject |
The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a grant agreement. |
|
12. |
Bodossaki Foundation Grants Open Grants Programme & Thematic Grants Programme et cetera. |
Legal representative of the grant recipient organisation |
(a) first name, (b) surname, (c) contact phone number, (d) professor’s capacity, (e) e-mail address. |
The conclusion of a grant agreement with the selected non-profit entities for the funding of their eligible expenses. |
The data subject |
The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a grant agreement. |
|
13. |
Management of third-party grants / programmes in partnership with third parties / donors from EU/EEA countries (“special-purpose grants”, as applicable) Collection and evaluation of applications |
(A) Persons submitting the application on behalf of the applicant organisation, representatives of the applicant organisation, members of the applicant organisation. (B) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project. (C) Candidate beneficiary persons. |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For categories (B) and (C): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the organisation applying for funding – form of employment, (h) home address, (i) Passport / Identity card details, (j) any data included by the data subjects themselves in their CVs. |
Collection of applications for the selection of projects / actions to be funded and evaluation of the applications collected. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the Programmes. ii. The data subjects themselves. iii. The General Commercial Registry (GEMI). |
(Α) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. Β) Original donors (foundations, companies etc., as the case may be). |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a grant agreement. |
|
14. |
Management of third-party grants / programmes in partnership with third parties / original donors from EU/EEA countries (“special-purpose grants”, as applicable) Conclusion of grant agreements and monitoring of their implementation |
(A) Persons submitting the application on behalf of the applicant organisation, representatives of the applicant organisation, members of the applicant organisation. (B) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project. (C) Candidate beneficiary persons. |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For categories (B) and (C): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the organisation applying for funding – form of employment, (h) home address, (i) Passport / Identity card details, (j) any data included by the data subjects themselves in their CVs. |
Conclusion of a grant agreement with the selected non-profit entities for funding their eligible expenses or with the beneficiary natural persons. Monitoring of the implementation of the grant agreement concluded and reporting to the original donors. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the Programmes. ii. The data subjects themselves. iii. The General Commercial Registry (GEMI). |
(Α) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. Β) Original donors (foundations, companies etc., as the case may be). |
20 years from the date of submission of the application and the conclusion of a grant agreement |
|
15. |
“POINTS OF SUPPORT” Programme Selection of organisations to be funded *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which is performed jointly with other Foundations, see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/ |
(A) Persons submitting the application on behalf of the applicant organisation, representatives of the applicant organisation, members of the applicant organisation. (B) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project. |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For categories (B) and (C): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the organisation applying for funding – form of employment, (h) home address, (i) Passport / Identity card details, (j) any data included by the data subjects themselves in their CVs. Additionally, the personal data of members of the Board of Directors or of other statutory bodies of the organisations involved may be obtained from GEMI and processed. |
Collection and evaluation of applications, followed by the announcement of the evaluation results. |
i. The data subjects themselves. The contact persons designated as such by the applicant / funded organisations. |
The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects |
20 years from the date of the completion οf the respective Programme’s cycle. |
|
16. |
“POINTS OF SUPPORT” Programme Conclusion of grant agreements with the organisations selected for funding *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which is performed jointly with other Foundations, see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/ |
(Α) Contact persons (if the legal representatives of the funded organisations do not function as such) (Β) Legal representatives of the funded organisations. |
For category (A): (a) contact details. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Identity card / Passport details, (e) contact details, (f) any other data included in, or resulting from, the representation certificate submitted by the funded organisation. |
Conclusion of grant agreements and one-off payment of funds for the implementation of the actions. |
i. The data subjects themselves. The contact persons designated as such by the applicant / funded organisations. |
The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects |
20 years from the date of the completion οf the respective Programme’s cycle. |
|
17. |
“POINTS OF SUPPORT” Programme Monitoring the projects’ implementation and preparation of reports *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which is performed jointly with other Foundations, see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/ |
(A) Members of the project teams (B) Legal representatives of the funded organisations and of their partners (if any) (C) Beneficiaries of the projects’ actions |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) form of employment - relation with the funded organisation, (h) other data that may be included in the detailed periodic report submitted by the funded organisation, (h) other data that may be included in submitted tax documents, (i) other data resulting from lists of expenses of any form (e.g. travel tickets, tax documents regarding accommodation services, catering services, etc.), (j) in general, any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the actions implemented in the framework of the project (image data - photos, audio-visual data). For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) contact phone number, (e) e-mail address, (f) Identity Card details, (g) any other data included in, or resulting from, the certificate of representation submitted by the funded organisation. For category (C): any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the actions implemented in the framework of the project (image data - photos, audio-visual data). |
Monitoring the projects’ implementation and carrying out related communication / promotion activities |
i. The data subjects themselves. The contact persons designated as such by the applicant / funded organisations. |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. (B) The users of social networks / websites, if the collected material is posted (with the data subjects’ consent) |
20 years from the date of the completion οf the respective Programme’s cycle. |
|
18. |
“POINTS OF SUPPORT” Programme Promotion and communication *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which is performed jointly with other Foundations, see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/ |
(A) Members of the project teams (B) Legal representatives of the funded organisations and of their partners (C) Beneficiaries of the projects’ actions |
(a) image data, (b) sound data, (c) any data made publicly available during the production of the audiovisual material |
Promotion and communication of the project |
The Data Subject |
(A) Photographers, videographers, providers of audio-visual services (B) The Provider of website services (C) Social media platforms (D) Users visiting the Foundation’s websites (E) Social media platforms users |
The audiovisual material is retained for 70 years (subject to exercise of data subjects’ rights). |
|
19. |
“POINTS OF SUPPORT” Programme Provision of capacity-building services *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which is performed jointly with other Foundations, see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/ |
(A) Trainees – members / staff pf the funded organisations (B): Trainers |
For category (A): (a) full name, (b) contact phone number, (c) capacity / position in the funded organisation, (d) image and sound data (if the training/support is provided online using a videoconferencing platform), (e) any data which may be revealed during the training/support (if the training/support us provided online using a videoconferencing platform). For category (B): (a) full name, (b) data resulting from the summary CV, (c) image and sound data (if the training/support is provided online using a videoconferencing platform). |
Provision of learning, professional support and networking services to the members of the funded organisations. |
The data subjects themselves. |
(Α) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. (Β) The provider of development and maintenance services for the platform using which the capacity-building services provided. |
20 years from the date of the completion οf the respective Programme’s cycle. |
|
20. |
SOCIAL DYNAMO REGISTRY OF BENEFICIARY ORGANIZATIONS |
(A) Legal representative of each organisation (B) Point of contact/representative of each organisation |
(a) full name, (b) contact phone number, (c) email address, (d) capacity/position in the organization |
Keeping record of the beneficiary organizations, communication with the beneficiary organizations – provision of information on new activities. |
I. The data subject. II. The organization’s representative/point of contact |
A) The email provider |
20 years from the collection of the personal data. After 20 years data are archived following implementation of appropriate data protection measures. |
|
21. |
CAPACITY MAP |
(A) Legal representative of each organisation (B) Point of contact/representative of each organisation |
(a) full name, (b)email address, (c) name of the organization represented, (d) credentials |
Assessing capacity of organizations via Questionnaires |
I. The Data Subject |
A) The platform/website provider |
5 years from the submission of each Questionnaire. After 5 years, Questionnaires are anonymized and remain accessible to each organization for filing purposes. |
|
22. |
NGODYNAMO: E-learning platform |
Learners |
(a) full name, (b) address (city/country), (c) platform credentials, d) details on the courses provided (list of courses, data collected in the context of e-learning) |
Platform register, provision of e-learning services (synchronous and asynchronous) |
I. The Data Subject |
A) The platform/website provider, B) The provider of the e-learning platform |
5 years from the completion of the last course/after the learner account becomes deactivated. |
|
23. |
PM4NGOs Training Partnership (DPro) Implementation of the DPro Training Programme *For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), see also the special privacy notice available on: https://www.socialdynamo.gr/social-dynamo-enarxi-ekpaideftikou-programmatos-diethnous-pistopoiisis-sti-diacheirisi-ergon-gia-mko-se-synergasia-pm4ngos/ |
Α) Person submitting the application on behalf of the applicant organisation Β) (Applicants) Trainees C) Trainers |
For category Α: (a) first name, (b) surname, (c) occupation, (d) organization and job position, (e) phone number, (f) email address. For category (B): Applicants: (a) first name, (b) surname, (c) occupation, (d) organization and job position, (e) field of expertise, (f) experience, (g) any data included in the applications. (Selected) Trainees: further to the above-described data: (h) date of birth and (i) results of the certification exams. For category (C): (a) first name, (b) surname, (c) occupation, (d) image data, (e) sound-video data collected during the recording of the presentations/training. |
Selection of trainees, provision of training, creation of the candidates’ profiles at the exams platform, payment of the exams fees, delivery of the certifications |
I. The data subject. II. Person submitting the application on behalf of the applicant organisation. III. Training Partner (PM4NGOs): as regards the data related to the exams and certification. |
A) PM4NGOs B) The Provider of the applications software C) The email provider |
6 months after delivering the certifications. The full name, job details (organization and position) and proof of the exams are retained for 5 years following the delivery of the certification for the purpose of the fulfilment of tax obligations as well as for the purposes of the legitimate interests pursued by the Foundation (legal claims). The retention period might be extended where data are necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims. |
|
24. |
Blod |
Α) Speakers Β) Organisers (natural persons) |
For category A: a) full name, b) professional capacity, c) data included in the CV (where applicable), d) image data (professional photo), e) video data (recorded during each lecture/event) For category Β: a) full name, b) organization c) image data (professional photo) |
Lecture recording and posting |
I. The Data Subject |
Α) The website provider, Β) Contractors undertaking the recording of each lecture/event, C) The personal data collected become available to the visitors/users of the website (blod) |
Upon consent withdrawal |
|
25. |
Blod: Newsletter |
NL recipients |
a) Email address |
Provision of information/updated on a daily/monthly basis regarding lectures posted |
I. The Data Subject |
Α) Email Service Provider, Β) The provider of the NL platform |
Upon consent withdrawal |
|
26. |
CERV Programmes (CERV Build, CERV Daphne etc.) Collection of applications * For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which may in some cases be carried out jointly with a partner, see also the special privacy notice available on the respective Programme’s website. |
(A) Persons submitting the application on behalf of the applicant organisation, representatives of the applicant organisation, members of the applicant organisation. (B) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project. |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the organisation applying for funding – form of employment, (h) home address, (i) Passport / Identity card details, (j) any data included by the data subjects themselves in their CVs. |
Collection of the applications submitted by applicant organisations for the implementation projects in the framework of the respective CERV Programme. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the respective Programme. ii. The data subjects themselves |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of the Foundation’s projects. (B) The competent EU institutions, bodies, and agencies responsible for the respective CERV Programme. |
Five (5) years from the date of approval of the respective CERV Programme’s completion. |
|
27. |
CERV Programmes (CERV Build, CERV Daphne etc.) Evaluation of applications * For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which may in some cases be carried out jointly with a partner, see also the special privacy notice available on the respective Programme’s website. |
(A) Persons submitting the application on behalf of the applicant organisation, representatives of the applicant organisation, members of the applicant organisation. (B) Persons who are related to the applicant organisation and are to be employed in the project. |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) username (for creating an account on the platform), (d) e-mail address, (e) phone number, (f) relation of the person with the organisation applying for funding. For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) relation with the organisation applying for funding – form of employment, (h) home address, (i) Passport / Identity card details, (j) any data included by the data subjects themselves in their CVs. Additionally, the personal data of members of the Board of Directors or of other statutory bodies of the organisations involved may be obtained from GEMI and processed. |
Evaluation of the applications for identifying eligible applicants, initial selection, evaluation of objections, nomination of the organisations to be funded. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the respective Programme. ii. The data subjects themselves. iii. The General Commercial Registry (GEMI). |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of the Foundation’s projects. (B) The competent EU institutions, bodies, and agencies responsible for the respective CERV Programme. |
Five (5) years from the date of approval of the respective CERV Programme’s completion. |
|
28. |
CERV Programmes (CERV Build, CERV Daphne etc.) Conclusion of funding agreement * For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which may in some cases be carried out jointly with a partner, see also the special privacy notice available on the Programme’s website. |
The legal representative of the funded organisation |
(a) first name, (b) surname, (c) father’s name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) Identity card details, (g) contact phone number, (h) email address, (h) address for correspondence. |
Conclusion of funding agreement between the Foundation and the organisation selected for funding and one-off payment of funds for the implementation of the actions. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the respective Programme. ii. The data subjects themselves. iii. The General Commercial Registry (GEMI). |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of the Foundation’s projects. (B) The competent EU institutions, bodies, and agencies responsible for the respective CERV Programme. |
Five (5) years from the date of approval of the respective CERV Programme’s completion. |
|
29. |
CERV Programmes (CERV Build, CERV Daphne etc.) Monitoring, reporting, promotion and publicity of the projects funded by the Programme * For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which may in some cases be carried out jointly with a partner, see also the special privacy notice available on the Programme’s website. |
(A) Members of the project teams (B) Legal representatives of the funded organisations and of their partners (if any) (C) Beneficiaries of the projects’ actions |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) Tax Registration Number (AFM), (e) professional capacity, (f) position and duties in the project, (g) form of employment - relation with the funded organisation, (h) other data that may be included in the detailed periodic report submitted by the funded organisation, (h) other data that may be included in submitted tax documents, (i) other data resulting from lists of expenses of any form (e.g. travel tickets, tax documents regarding accommodation services, catering services, etc.), (j) in general, any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the actions implemented in the framework of the project (image data - photos, audio-visual data). For category (B): (a) first name, (b) surname, (c) father's name, (d) contact phone number, (e) e-mail address, (f) Identity Card details, (g) any other data included in, or resulting from, the certificate of representation submitted by the funded organisation. For category (C): any personal data included in the material collected and submitted as evidence of the actions implemented in the framework of the project (image data - photos, audio-visual data). |
Verification of the implementation of the physical and economic scope of the projects. Project promotion and publicity. Reporting to the competent EU institutions, bodies, and agencies responsible for the respective CERV Programme. |
i. The legal representative of the organisation submitting an application in the framework of the respective Programme. ii. The data subjects themselves. iii. The General Commercial Registry (GEMI). |
(A) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of the Foundation’s projects. (B) The competent EU institutions, bodies and agencies responsible for the respective CERV Programme. |
Five (5) years from the date of approval of the respective CERV Programme’s completion. |
|
30. |
Provision of capacity-building services, inter alia, within the context of the CERV Programmes. * For more details of the terms of this particular processing (including its legal basis), which may in some cases be carried out jointly with a partner, see also the special privacy notice available on the Programme’s website. |
(A) Trainees – members / staff of the funded organisations (B): Trainers |
For category (A): (a) full name, (b) contact phone number, (c) capacity / position in the funded organisation, (d) image and sound data (if the training/support is provided online using a videoconferencing platform), (e) any data which may be revealed during the training/support (if the training/support us provided online using a videoconferencing platform). For category (B): (a) full name, (b) data resulting from the summary CV, (c) image and sound data (if the training/support is provided online using a videoconferencing platform). |
Provision of learning, professional support and networking services to the members of the funded organisations. |
The data subjects themselves. |
(Α) The provider of the information system – platform for the submission of applications and the management of projects. (Β) The provider of development and maintenance services for the platform using which the capacity-building services provided. C) Financial Auditors |
20 years from the date of the completion οf the respective Programme’s cycle. |
|
31. |
Management of reports/complaints |
(A) Reporting persons (B) Any person involved in the incident reported |
For category (A): (a) first name, (b) surname, (c) e-mail address, (d) any other data included in the report or collected during the investigation of the report submitted. For category (B): (a) first name, (b) surname, (d) any other data included in the report or collected during the investigation of the report submitted. |
Collecting and handling, including, but not limited to, the investigation of, all reports submitted in connection with a Programme/project or the purposes of the Foundation, in general. |
i. The Data Subject ii. The Reporting Person |
A) The Email Provider |
5 years from the date of filing/resolution of the report submitted, unless – depending on the nature of the incident reported- data should be further retained towards compliance with a legal obligation or for establishment, exercise or defence of a legal claim. |
|
32. |
Newsletter Invitations to sign-up |
Natural persons/stakeholders interacting with the Foundation |
a) Email address, b) First name, c) Surname, d) Name of the employing institution/organisation – relationship with the Foundation, e) Job position |
Sending invitations for signing-up to the Foundation’s Newsletter |
The Data Subject |
A) The Email Provider |
For as long as the data subject remains registered on our list of the NL recipients (when invitation is accepted). If the recipient of the invitation does not sign-up to the Foundation’s Newsletter, his/her contact details are not further processed/retained. |
|
33. |
Newsletter |
Natural persons on the newsletter list |
a) Email address, b) First name, c) Surname, d) Name of the employing institution/organisation, e) Job position |
Promotion and publicity of the Foundation's public benefit work and activities. |
The Data Subject himself/herself |
A) The Email Provider B) The Provider of the Newsletter software |
For as long as the data subject remains registered on our list of recipients. Deletion in case of withdrawal of consent. |
|
34. |
CVs Selection procedure |
Job Applicants |
a) Personal details (full name, age, etc.) b) Contact details (mail address, phone number, email address, etc). c) Details on education and working experience. d) Any other categories of personal data included in the CV. |
Collection of CVs and implementation of the selection procedure |
The Data Subject |
A) Third parties providing selection services |
3 years after the submission of the CV |
4. OBSERVANCE OF CONFIDENTIALITY
The Processors that perform the processing on behalf of the Foundation have agreed and contractually undertaken to observe confidentiality, not to make personal data accessible to third parties without the Foundation’s permission, to take appropriate security measures and, in general, to comply with the legal framework for the protection of personal data.
The Foundation does not, in principle, transfer personal data of the data subjects to a third country or to an international organisation. However, where this is deemed necessary, such transfer shall take place in accordance with the provisions of articles 44 et seq. of the GDPR.
Regarding ACTIVE CITIZENS FUND (ACF) - EEA GRANTS programme: The Foundation may transfer personal data solely within the European Economic Area and, in particular, to the FMO and/or other EFTA agencies, in line with its duty of accountability as Fund Operator, always in accordance with the data protection laws and regulations in force and taking appropriate technical and organizational measures to protect such personal data.
Regarding CERV Programme: The Foundation may transfer personal data exclusively within the EU in the context of its accountability as a Beneficiary of the Programme, always in accordance with applicable data protection laws and regulations and taking appropriate technical and organisational measures to protect personal data.
Regarding Points of Support Programme: The Foundation may share personal data with entities within the EU and/or Canada and Jersey (jurisdictions covered by an adequacy decision) and in particular with participating foundations in the context of the operation of the Programme, always in accordance with applicable data protection laws and regulations and taking appropriate technical and organisational measures to protect personal data.
5. TRANSFER AND STORAGE OF PERSONAL DATA
Any transfer or transmission of the personal data of the data subjects shall take place via suitable electronic systems securing the integrity and prevention of unauthorized access.
6. RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS
In its capacity as Controller, the Foundation, in full compliance with the provisions of the legislation on the protection of personal data, shall satisfy and facilitate the exercise of the following rights of the data subjects, as such rights are provided for by the law:
6.1. Right of access
The data subjects have the right to receive from the Foundation, at any time, information as to whether or not it processes their personal data and, if it does, they may request to be informed of the purpose of the processing, the type of data that are subject to processing, their recipients, the period during which they shall be stored, the existence of their right to submit a request for the rectification or erasure of personal data or for the restriction of the processing or to object to such processing, and of their right to lodge a complaint with a supervisory authority, if automated decision-making is taking place. In addition, the data subjects shall be provided with a copy of the said personal data without undue delay.
6.2. Right to rectification
The data subject has the right to require the Foundation to rectify inaccurate or out-of-date personal data that concern them. It also has the right to require the completion of incomplete personal data, including, among other means, by an additional declaration. Furthermore, the Foundation undertakes to communicate any rectification of personal data to any recipient to whom the said personal data have been disclosed, unless this proves impossible or would entail a disproportionate effort. The Foundation undertakes the obligation to inform the data subject about such recipients upon request.
6.3. Right to erasure
The data subject has the right to request the Foundation to erase personal data that concern them, under the conditions of art. 18 of the GDPR and art. 34 of Law 4624/2019.
6.4. Right to restriction of the processing
The data subject has the right to request the Foundation to restrict the processing the personal data that concern them, under the conditions of art. 18 of the GDPR. If the processing of personal data is restricted, such personal data shall, with the exception of storage, only be processed if specific exemptions apply, in accordance with Art. 18 GDPR.
6.5. Right to the portability of the data
The data subject has the right, under the conditions of art. 20 of GDPR, to receive the personal data that concern them and which they have provided to the Foundation in a structured, commonly used and machine-readable format, as well as the right to transfer such data to another controller without objection from the Foundation to which the personal data had been provided as Controller.
6.6. Right to objection
The data subject has the right to object at any time and for reasons related to his/her particular situation to the processing of personal data that concern them, under the conditions of art. 21 of the GDPR. If the data subject objects to the processing of data that concern them, the Foundation shall no longer process such data unless it demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override the interests and rights of the data subject or for the establishment, exercise or defence of legal claims.
6.7. Automated individual decision-making, including profiling
The Foundation does not make use of automated individual decision-making. However, if in the future it adopts automated individual decision-making, the data subject shall in any case have the right to object to a decision based solely on automated processing, including profiling, where such decision produces legal effects that concern or significantly affect the data subject.
7. Satisfaction of the rights
Overall, the Foundation ensures that:
- Procedures are in place to allow the easy exercise of the rights of the data subjects, so that all necessary actions can be initiated immediately.
- It shall respond to a request made by the data subject without undue delay and in any event within thirty (30) calendar days at the latest. In the event that it cannot satisfy any right exercised by the data subject, the Foundation shall ensure that a specific, adequate and complete justification is provided.
- Except in cases of manifestly unfounded or excessive requests, all actions relating to the satisfaction of the rights of the data subjects shall be carried out free of charge for the data subjects.
Για την άσκηση των δικαιωμάτων που προβλέπονται από τη νομοθεσία, τη διατύπωση ερωτημάτων ή για οποιονδήποτε άλλο ζήτημα σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που περιγράφεται στην παρούσα ενημέρωση, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: dpo@bodossaki.gr.
Σε περίπτωση που τα Υποκείμενα θεωρούν ότι η επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων παραβιάζει το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, έχουν δικαίωμα να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ταχυδρομική διεύθυνση Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλ. 210. 6475600, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail): contact@dpa.gr).
8. Amendment of this policy (issue: July 2025)
The Foundation reserves the right to amend the present Policy, either in whole or in part, when it so deems necessary. Any amendment hereto shall take immediate effect as of its posting on the Foundation’s website. Users are advised to consult the present document at regular intervals, to make sure that they are aware of its most recent issue